Zeiterfassung für Schulen
„Unsere Walddorfschule profitiert sehr von den Zeiterfassungssystemen von ZfdM.“
Martin Jasper (Rudolf Steiner Schule Bochum)
Die Waldorfschule in Bochum nutzt ZFDM zufrieden seit vielen Jahren
Schulen stehen heute nicht nur vor pädagogischen Herausforderungen, sondern auch vor wachsenden administrativen Anforderungen. Die Erfassung von Arbeits- und Anwesenheitszeiten, Vertretungen, Teilzeitmodellen, Gleitzeit oder temporärem Einsatz externer Kräfte gehört zum komplexen Schulalltag dazu – oft noch papierbasiert oder mit unübersichtlichen Tabellen. Eine moderne Zeiterfassung für Schulen kann hier enorme Entlastung bringen.
Ein Beispiel dafür ist die Zusammenarbeit mit der Rudolf Steiner Waldofschule in Bochum mit ZFDM. Seit der Einführung des digitalen Zeiterfassungssystems hat sich die Organisation des Personals deutlich vereinfacht. Die digitale Zeiterfassung sorgt für Transparenz, Rechtssicherheit und spart Verwaltungskräften wie Lehrpersonen wertvolle Zeit – bei durchgehend positiver Resonanz.
Zeiterfassung für Schulen
Warum digitale Zeiterfassung für Schulen?
Ob Lehrkraft, Schulsekretariat, Reinigungspersonal oder externe Honorarkräfte – sie alle tragen zum Funktionieren des Schulsystems bei. Gleichzeitig gelten für jede Beschäftigtengruppe andere arbeitszeitrechtliche Rahmenbedingungen. Eine digitale Zeiterfassung für Schulen hilft, diesen Anforderungen gerecht zu werden – und bringt Struktur in einen dynamischen Schulalltag.
Die wichtigsten Herausforderungen in Bezug auf Arbeitszeiterfassung an Schulen:
- Teilzeit- und Gleitzeitmodelle mit wechselnden Stundenplänen
- Vertretungen und kurzfristige Ausfälle
- Nachweispflichten gegenüber Schulträgern oder Behörden
- Verschiedene Abrechnungsmodelle (Monatslohn, Stundenbasis, Honorare)
- Bedarf an Transparenz für Mitarbeitende und Verwaltung
ZFDM bietet mit seiner digitalen Zeiterfassungslösung die passende Antwort – individuell anpassbar, datenschutzkonform und leicht zu bedienen.
Die Lösung von ZFDM im Schulalltag
Seit 2023 nutzt die Schule das digitale Zeiterfassungssystem von ZFDM für ihr gesamtes nicht-schulisches Personal sowie Teile des pädagogischen Teams. Die Implementierung verlief unkompliziert – dank intensiver Beratung durch ZFDM und maßgeschneidertem Schulungskonzept.
Zentrale Funktionen der Zeiterfassungssoftware und Terminals mit RFID-Chips:
- Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen via Terminal oder App
- Individuelle Zeitmodelle für Lehrkräfte, Verwaltung, Reinigung, Technik oder Schulsozialarbeit
- Mobile Nutzung per App – ideal für Projektarbeit, Exkursionen oder außerschulische Lernorte
- Auswertungen und Exportfunktionen für Schulträger, Personalabteilungen oder externe Dienstleister
- Zugriffsrechte nach Rollenprinzip, um Datenschutz und Übersicht zu garantieren
Praxisvorteile: Mehr Transparenz, weniger Aufwand im Schulalltag
Für die Schule hat sich die Einführung des Zeiterfassungssystems in vielerlei Hinsicht gelohnt. Die Verwaltungsleitung kann nun jederzeit auf aktuelle Arbeitszeitdaten zugreifen, Urlaube und Fehlzeiten verwalten und Monatsberichte auf Knopfdruck erstellen.
Gerade bei der Lohnabrechnung sparen sie heute mehrere Stunden pro Monat, denn unleserliche Stundenzettel müssen nicht mehr manuell nachbearbeitet werden, weil die digitale Erfassung der Mitarbeiter Arbeitszeiten fehlerfrei und lückenlos ist.
Auch das Kollegium profitiert: Mitarbeitende können ihre Zeiten eigenständig einsehen, sich über den aktuellen Stand ihrer Stundenkonten informieren oder Anträge digital stellen. Diese neue Transparenz wird als fair und vertrauensbildend empfunden.
Flexible Anpassung – ideal für Bildungseinrichtungen
Die Zeiterfassungssysteme von ZFDM sind optimal für die Anforderungen von Schulen.
Dazu gehören:
- Anpassbare Kalender mit Schulferien und beweglichen Feiertagen
- Unterschiedliche Arbeitszeitregelungen je nach Funktion oder Tarifvertrag
- Integration mit bestehenden Schulverwaltungssystemen
- Benutzerfreundliche Oberfläche, auch für weniger technikaffine Mitarbeitende
Die Schule sieht darin einen klaren Vorteil: Das System passt sich der Schule an – nicht umgekehrt. Und der Support von ZFDM ist immer erreichbar, wenn Fragen aufkommen.
Fazit: Zeiterfassung für Schulen – Effizienz und Transparenz mit ZFDM
Die Erfahrung der Schule zeigt: Eine digitale Zeiterfassung für Schulen ist kein Luxus, sondern ein praktikabler, zeitsparender und rechtssicherer Schritt in Richtung moderner Schulorganisation. Mit ZFDM wurde ein Zeiterfassungssystem gefunden, das sich flexibel an die Bedürfnisse im Bildungsbereich anpassen lässt und dabei intuitiv, zuverlässig und datenschutzkonform arbeitet.
Von der Schulverwaltung bis zur Reinigungskraft – alle profitieren von klaren Prozessen bei der Mitarbeiter Zeiterfassung, weniger Aufwand und mehr Übersicht.
Sind auch Sie auf der Suche nach einer digitalen Zeiterfassung für Ihre Schule oder Bildungseinrichtung?
Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne individuell zu Ihren Anforderungen und zeigen Ihnen, wie ZFDM Ihre Verwaltung entlasten kann.
