Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Mal eben nach Feierabend eine E-Mail beantworten oder ein kurzes dienstliches Telefonat am Wochenende? Was harmlos klingt, führt in vielen Unternehmen zu nicht erfassten Überstunden – und damit zu Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz. Darum ist seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts 2022 die Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland – und das für jedes Unternehmen, egal welcher Größe.
Besonders gefragt: Digitale Zeiterfassung, die einfach und rechtssicher funktioniert.
Inhalt: Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland?
Ja! Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat am 14.05.2019 ein Urteil zur Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit (C-55/18) gesprochen, das die Zeiterfassungspflicht in den Mitgliedstaaten vorgibt. Daraufhin entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) in dem Beschluss (1 ABR 22/21) vom 13.09.2022 zum Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, dass deutsche Unternehmen zur Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos und vollständig verpflichtet sind.
Was ist digitale Zeiterfassung?
Digitale Zeiterfassung bedeutet: Arbeitszeiten werden elektronisch erfasst – etwa über Terminals, Apps oder Computerprogramme – oder mithilfe einer Kombination aus diesen drei Möglichkeiten. Das ersetzt handschriftliche Stundenzettel und sorgt für Transparenz und Effizienz.
Wie müssen Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen?
Ob in elektronischer Form, mithilfe einer altmodischen Stechuhr oder klassisch auf Papier, blieb den Unternehmen bis dahin selbst überlassen. Doch im Jahr 2024 kam ein deutscher Gesetzesentwurf zur Konkretisierung der Form der Arbeitszeiterfassung zustande, der dies im Detail regeln soll und der im nächsten Absatz erklärt wird.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Für wen gilt sie in Deutschland?
- Derzeit gibt es noch keine zwingende Pflicht die Arbeitszeiten von Mitarbeitern digital in elektronischer Form zu erfassen. Doch der aktuelle Gesetzentwurf aus dem Jahr 2024 des Bundesarbeitsministeriums sieht vor, das zu ändern.
- Laut des Gesetzentwurfes sollen deutsche Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch aufzuzeichnen, egal ob in Form eines umfassenden Zeiterfassungstools mit Terminals und Chips zum kontaktlosen Ein- und Ausstechen, einer elektronischen Tabellenkalkulation oder per App. Dies muss der Arbeitgeber nicht persönlich durchführen, sondern kann die Aufzeichnung den Arbeitnehmer selbst übertragen oder einen Dritten beauftragen. Wie das einfach und unkompliziert möglich ist, zeigen wir Ihnen weiter unten im Artikel.
- Ausgenommen von der elektronischen Zeiterfassungspflicht werden jedoch Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern. Zudem sollen die Tarifpartner individuelle Ausnahmen vereinbaren können und von der elektronischen Form abweichen, z.B. durch eine Aufzeichnung der Arbeitszeiten per Hand in Papierform.
Was bedeutet die künftige elektronische Zeiterfassungspflicht für deutsche Unternehmen?
Deutsche Firmen mit mehr als 10 Beschäftigten sollten sich nach einer digitalen Lösung für ein einfaches und verlässliches Zeiterfassungssystem für ihr Unternehmen umsehen und es wenn möglich so schnell wie möglich implementieren, damit sie auf das Inkrafttreten des Gesetzentwurfs vorbereitet sind. Je nach Größe eines Unternehmens und der Anzahl der Mitarbeiter wird die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystem mehr oder weniger Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Wie gelingt eine datenschutzkonforme digitale Arbeitszeiterfassung?
- Die vom Europäischen Gerichtshof und dem deutschen Bundesarbeitsgericht erlassenen Beschlüsse dienen dem Schutz der Arbeitnehmer und sollen verhindern, dass sie mehr Arbeit leisten, als vertraglich vereinbart.
- Unternehmen müssen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten unter Berücksichtigung des Datenschutzes systematisch und vollständig erfassen. Da Arbeitszeiten laut Art. 4 DSGVO personenbezogene Daten sind und somit durch die Datenschutzgrundverordnung geschützt werden, müssen die Arbeitgeber besondere Vorschriften einhalten und die Mitarbeiter über ihre Datenschutzrechte informieren. Vor allem biometrische Zeiterfassung, also per Fingerabdruck, Iris-Erkennung oder Gesichtserkennung unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien.
- Arbeitgeber dürfen die aufgezeichneten Daten nur für bestimmte Zwecke und Dauer speichern (Art. 5, Abs. 1 DSGVO). Arbeitgebern ist nicht erlaubt anlasslos den Standort ihrer im Außendienst tätigen Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeiten durch GPS oder per App zu kontrollieren und müssen die gespeicherten Daten innerhalb bestimmter Fristen wieder löschen.
- Grundsätzliche Pflichten der Unternehmen bei der Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter:
- Die gesammelten Daten müssen richtig sein,
- dürfen nur zu einem legitimen Zweck gespeichert,
- in einem angemessenen Maße verarbeitet und
- nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, notwendig ist – dennoch laut §16 des Arbeitsschutzgesetztes für mindestens 2 Jahre.
- Außerdem muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass die gesammelten Daten sicher und vor Hackerangriffen geschützt sind und nicht für andere Zwecke als gesetzlich vorgeschrieben verwendet werden.
Welche Systeme zur digitalen Arbeitszeiterfassung gibt es?
Die besten digitalen Zeiterfassungssysteme können Unternehmen enorm viel Arbeit, Zeit und Ressourcen sparen. Darum sollten sie vor allem intuitiv und einfach zu bedienen sein, stets verlässlich laufen, individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden können und sollten keine laufenden Kosten verursachen, wie es bei vielen Abo-Modellen der Fall ist.
Auch sollte der technische Support jederzeit erreichbar sein und das Team die Hard- und Software immer weiter verbessern, auf Gesetzesänderungen reagieren und den Unternehmen bei der Einrichtung, Inbetriebnahme und beim Troubleshooting hilfreich zur Seite stehen.
Die beste Form der elektronischen Zeiterfassungssystem ist für jedes Unternehmen unterschiedlich und sollte einfach in die Infrastruktur implementiert werden. So benötigen bspw. Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern die Möglichkeit, die Arbeitszeit mobil von jedem Ort der Welt aufzuzeichnen – mithilfe einer App auf einem Smartphone, das eine Internetverbindung hat. Sogar auf Baustellen können die Mitarbeiter sich dann bequem per Handy Ein- und Ausstechen.
Eine der am weitesten verbreiteten digitalen Zeiterfassungssysteme bestehen aus fest installierten Geräten oder Terminals, vor die NFC-Chips kontaktlos gehalten werden, um die Mitarbeiter beim Betreten der Büros, Arztpraxen, Schulen, Kanzleien oder andere Arbeitsplätze anzumelden. Beim Verlassen nach getaner Arbeit melden sich die Mitarbeiter ebenso mühelos wieder ab, was den Aufwand der Datenerfassung auf ein Minimum im Arbeitsalltag minimiert und lückenlos und fehlerfrei arbeitet.
Der große Vorteil dieser Zeiterfassungssysteme ist, dass das Ein- und Ausstechen kontaktlos erfolgt und keine biometrischen Daten, wie Fingerabdrücke oder Iris-Scans erfasst, da die Datenschutzregelungen in diesen Fällen sehr streng sind und die Mitarbeiter sich zudem sehr kontrolliert fühlen können. Außerdem können sich bei der kontaktlosen Zeiterfassung keine Viren und Keime an den Terminals vermehren, die eine ganze Belegschaft lahmlegen könnten.
Welche Strafen drohen Unternehmen bei Verstoß gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?
Unternehmen, die keine gesetzeskonforme Zeiterfassung umsetzen, riskieren Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Das regelt §22 des Arbeitszeitgesetzes.
Fazit
Digitale Zeiterfassung ist Pflicht und Chance zugleich
Ein zuverlässiges System zur digitalen Zeiterfassung schafft Vertrauen und entlastet Verwaltung und Personal und schützt vor Strafen. Moderne Lösungen sind einfach zu bedienen, rechtskonform und individuell anpassbar.
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