7 Gründe, warum Zeiterfassung mit Excel keine gute Idee ist
Haben Sie schon einmal versucht, Ihre Zeiterfassung mit Excel zu machen – und sich dann gewundert, warum das so mühsam ist? Mit diesem Problem sind Sie nicht allein! Viele Firmen starten mit einer Zeiterfassung mit Excel-Stundenzetteln, weil es schnell geht und vermeintlich kostenlos ist. Doch schon bald zeigen sich die Schwächen: Formelfehler, fehlende Updates und unvollständige Daten rauben Zeit und Nerven – und verursachen damit unnötige Kosten.
Inhalt: 7 Gründe, warum Zeiterfassung mit Excel
keine gute Idee ist
Warum die Zeiterfassung mit Excel oft Probleme macht
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor: Am Monatsende sitzen Sie mit Kollegen zusammen – und es fehlt der Excel-Stundenzettel eines Mitarbeiters. Wer soll jetzt die Lücken füllen?
Genau hier liegt das Problem: Zeiterfassung mit Excel mag zu Beginn verlockend wirken, doch im Alltag treten schnell deutliche Schwächen auf, die Sie in diesem Artikel erfahren und anhand derer wir Ihnen aufzeigen, wie Sie Ihren Arbeitsalltag mit moderner elektronischer Zeiterfassung deutlich erleichtern können.
7 Gründe, warum die Zeiterfassung in Excel keine gute Idee ist:
1. Fehler bei manueller Eingabe und Berechnung der Arbeitszeiten in Excel
2. Mangelnde Flexibilität und Anpassung bei der Zeiterfassung mit Excel
Excel ist kein dynamisches System. Wollen Sie pauschale Schichtzuschläge oder flexible Pausenregelungen integrieren, wird’s kompliziert. Jede Projektänderung bedeutet umständliches Anpassen der Formeln. Individuelle Urlaubsmodelle? Extra Spalten, neue Regeln, manuelle Pflege.
Bei digitalen Tools zur Zeiterfassung müssen Sie solche Regeln nur einmal einstellen – und sie gelten sofort für alle Nutzer. Sie geben vor, wann Pausen oder Zuschläge gelten – und das System passt sich dynamisch an. Ohne ständige Excel-Korrekturen.
3. Zeiterfassung mit Excel Probleme: Zugriff, Synchronisation und Chaos bei freigegebenen Dateien
Werden die Zeiterfassung Excel-Tabellen per Netzlaufwerk oder E-Mail geteilt, entstehen oft Konflikte. Doppelte Dateien, versehentlich gelöschte Zeilen oder absurde Datei Versionen sorgen für Chaos. Es kann zu langen Wartezeiten kommen, bis die Excel-Tabellen freigegeben sind und wieder bearbeitet werden können und gemeinsames Arbeiten an einer Tabelle ist nicht in Echtzeit möglich.
Bei guten digitalen Zeiterfassungssystemen hingegen arbeiten Sie mit zentralen web- oder cloudbasierten Daten, auf die alle Mitarbeiter jederzeit und gleichzeitig zugreifen können. Änderungen sind in Echtzeit sichtbar, und niemand überschreibt aus Versehen die Datei eines Kollegen.
4. Rechtliche Unsicherheit und Compliance-Risiken bei der Zeiterfassung mit Excel
In Deutschland und in vielen anderen Ländern gelten gesetzliche Vorschriften für die Zeiterfassung. Excel-Stundenzettel reichen hier oft nicht aus, da sie fehleranfällig sind, sich manipulieren lassen und oftmals nicht lückenlos und vollständig sind. Daher genügen sie nicht immer den gesetzlichen Anforderungen, was zu großen rechtlichen Problemen führen kann.
Unsere digitale Zeiterfassung von ZFDM hingegen ist zu 100% DSGVO-gesetzeskonform, da alle Daten immer bei Ihnen verbleiben und in den Zeiterfassungsterminals webbasiert und zentral gespeichert werden, die Sie vor Ort in Ihren Betrieben installieren – nicht in der Cloud!
5. Zeiterfassung mit Excel: hier fehlt eine Echtzeit-Übersicht und Reporting
Excel ist für vergangenheitsbezogene Analyse gemacht – keine Live-Daten! Wann wird mein Team unterbesetzt sein? Wann droht Überstunden-Alarm? Solche Fragen bleiben offen – und Sie können diese Informationen erst Wochen später per Pivot rechnen, also rückwirkend, was vielen Unternehmen leider nichts bringt.
Unser digitales Zeiterfassungssystem liefert Ihnen alle Daten in einem übersichtlichen Dashboard in Echtzeit. Mit wenigen Klicks sehen Sie sofort, welche Projektzeiten geleistet werden, wer wie viel Pause gemacht hat oder wer kurz vor der Grenze der zulässigen Arbeitszeit steht.
6. Kein Schutz vor Datenverlust bei der Zeiterfassung mit Excel
Excel-Dateien sind anfällig: versehentlich gelöscht, falscher Speicherort, defekte Festplatte, vergessene Backups – die Liste ist lang. Und dann brauchst Sie plötzlich die Stundenzettel der gesamten Belegschaft aus dem Januar 2022 – sind sie noch da?
Webbasierte Zeiterfassungssysteme wie unseres, sichern alles automatisch. Versionshistorie, Backups, Zugriffskontrolle – Ihre Daten sind sicher und immer abrufbar, egal wie viele Jahre zurückliegen.
7. Zeiterfassung mit Excel: Zeitverschwendung & verdeckte Kosten
Auf den ersten Blick erscheint Excel kostenfrei und damit perfekt für die kostengünstige Zeiterfassung. Doch beim Stichwort “Zeit” kippt die Bilanz: Mitarbeitende brauchen Stunden, um Tabellen anzupassen, Fehler zu finden, fehlende Einträge zu korrigieren. Diese Zeitfresser summieren sich schnell und halten Ihre Mitarbeiter davon ab effizient zu arbeiten.
Ein digitales Zeiterfassungssystem erledigt alle wichtigen Aufgaben automatisch. Das System amortisiert sich in wenigen Monaten: Stunden, die vorher in Excel-Hektik flossen, sind jetzt produktiv nutzbar.
Und das Beste: wir erheben keine monatlichen Lizenzkosten für die Software und die Nutzung unserer Zeiterfassungsapp. Bei uns kaufen sie einmalig und nutzen unsere mitwachsende Zeiterfassung ein Leben lang.
Besserer Weg: Moderne, rechtskonforme digitale Zeiterfassung von ZFDM
Wenn Sie sich jetzt fragen: “Wie wäre es anders – aber effektiv?” – dann lohnt ein Blick auf unsere Zeiterfassungssysteme.
- Automatische Zeiterfassung per Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung am Terminal vor Ort oder mobil per App von überall unterwegs und im Home Office: Schluss mit manuellen Excel-Formeln.
- Klare Regelungen für Pausen, Urlaube, Zuschläge, Schichtmodelle – einmal eingerichtet und sofort gültig.
- Revisionssichere Speicherung aller Daten und Nutzerhistorie – ideal bei Kontrolle oder Audit.
- Webbasierter Zugriff für alle berechtigten Mitarbeitenden von jedem beliebigen Web Browser, unabhängig vom Computersystem – live, aktuell, ohne Zettel oder Mails.
- Echtzeit-Dashboards & Reports: Sie sehen sofort alle Überstunden, Fehlzeiten, projektbezogene Arbeitszeiten – kein Nacharbeiten mehr nötig.
- Schnittstellen zu Lohnabrechnung: Exporte in Excel/PDF oder direkte Verknüpfung via API bedeuten fehlerfreie Übertragung der Daten ohne Mehraufwand
- Nachtkorrektur von fehlenden Zeiten
All das funktioniert ohne teure IT-Abteilung oder aufwendige Schulungen. Die Lernkurve ist flach – denn Arbeitszeiten erfassen wollen wir schließlich alle, ohne dabei stundenlang Excel zu erklären und wertvolle Zeit zu verlieren.
Fazit: Zeiterfassung mit Excel
Die Zeiterfassung mit Excel mag anfänglich attraktiv erscheinen: zunächst kostenlos, bekannt in vielen Unternehmen. Doch in der Praxis zeigen sich die oben genannten gravierenden Schwächen:
- Fehleranfälligkeit,
- fehlende Flexibilität,
- Chaos bei mehreren Nutzern,
- rechtliche Lücken,
- kein Echtzeit-Reporting,
- Datenverlust-Risiko und
- Zeitverschwendung.
Im Gegensatz dazu bietet eine moderne digitale Zeiterfassungslösung wie ZFDM klare Vorteile:
- automatische Erfassung,
- rechtssichere Zeiterfassung,
- Daten-Backups,
- Echtzeit-Einblicke und
- Schnittstellen für reibungslose Workflows
- keine Abo-Modelle oder versteckten Kosten
Testen Sie unsere digitale Zeiterfassungssysteme 14 Tage kostenlos. Sie schaffen Transparenz, sparen Zeit – und erhalten echten Mehrwert, da sie Sie und Ihr Team entlasten, sodass Sie sich auf die wirklich wichtigen Arbeiten konzentieren können.
Probieren Sie ZFDM’s Zeiterfassungssystem 2 Wochen komplett kostenlos im Live-Betrieb. Machen Sie Ihre Zeiterfassung effizient, rechtskonform und digital – ohne Excel-Chaos.
What are the advantages of digital time recording?
Time recording in everyday life in medium-sized businesses
Do you sometimes feel like a marathon runner when processing your personnel files? As usual, you’re leafing through your timesheets and, as so often happens, you start dreaming about digital time tracking. You’re jolted out of this dream when your eagle eye falls on employee XY, who is missing yet another timesheet! As usual in this situation, you feel the starting gun ringing inside you, propelling you onto the marathon course. Just as you’ve seemingly reached the finish line, you realize with frustration: The neglectful employee from whom you wanted to request the missing receipt isn’t even here today!
No more confusing paper bureaucracy or incomplete Excel lists – a time recording system creates transparency
A digital time recording system saves you unnecessary stress and employee mistrust. Time-consuming collection and processing of paper slips with working time information is eliminated with electronic time recording using RFID chips. As an entrepreneur, you literally „take control“ and avoid unpleasant surprises caused by suddenly out-of-control time quotas. Colleagues attach the chip to their keychain and simply swipe it past the Zfdm time recording terminal at the start or end of work. This allows you to view each employee’s status on your screen in „real time,“ so to speak. Get2World has developed time recording software that, on the one hand, saves you from having to prepare an Excel spreadsheet with formulas or macros, and, on the other hand, gives your employees more productive time when the system relieves them of their daily manual administration.
Employee data management via your familiar web browser
Once you’ve set up Zfdm’s digital time recording system, you’ll eliminate unnecessary time loss in your company in two ways. Firstly, your colleagues no longer have to worry about filling out paperwork or Excel sheets – which always end up in the wrong folder anyway, triggering endless searching – and secondly, the HR department no longer has to deal with the manual and time-consuming processing of these data. Zfdm’s web-based software can be operated via any browser. Integrated program wizards even perform plausibility checks on the recorded data, immediately identifying employee entries that have been forgotten or are due to absence due to business trips. This eliminates gaps that could cause problems during analysis.
A time recording set tailored for medium-sized businesses
The digital time recording set from Zfdm is equipped with practical components. If you choose to purchase the „Starter Set,“ you’ll receive the stylish time recording station with a large display and a plastic housing. The set also includes 10 RFID chips, which also look very decorative on your employees‘ keychains. Because the Zfdm time recording terminal is equipped with Wi-Fi functionality, you can easily establish a connection to your workstation computer. You can launch the Zfdm administration interface via your preferred web browser to register your employees using the online form. And you’re ready to go.
Digital time recording as a one-time investment
With the relatively modest investment of just €429 (plus 19% VAT, for 10 employees) in the Zfdm starter kit, you’ll more than offset the „time wasters“ that have been tacitly accepted in many parts of your company. We’ve also kept your budget in mind when sharing the recorded working time data internally. The existing interfaces allow you to transfer the recorded data as Excel or PDF files directly to your HR or accounting departments. In addition, Zfdm time tracking for small businesses offers features that ensure a high level of management convenience:
• Management of working hours
• Vacation management
• Consideration of breaks
• Time recording of shift work
• Consideration of sick leave
• Night correction of missing times
Furthermore, the system is variably scalable and can be adapted modularly to the company’s development or changing structures. You get all this with just one payment for the set you select! Monthly license fees, as typically charged by providers, are not required for the Zfdm time recording system. If you would like to see our Zfdm „all-rounder“ for yourself without any stress, you can get your desired set to test free of charge for 14 days.
