Die Gastronomiebranche – ob Hotels, Cafés, Restaurants oder Bars – steht vor besonderen Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung: Schichtarbeit, Wochenenddienste, flexible Einsatzzeiten, Saisonpersonal und spontane Vertretungen gehören zum Alltag. Vor allem seit den arbeitsgerichtlichen Urteilen und EU-Richtlinien zur Arbeitszeiterfassung ist klar: Es braucht digitale Lösungen, die sich an die Realität in der Gastronomie anpassen.
Mit der digitalen Zeiterfassung von ZFDM haben Gastronomiebetriebe eine Lösung gefunden, die sich im Alltag bewährt, die Mitarbeitenden entlastet und das Management unterstützt. Zwei Erfolgsgeschichten zeigen, wie unterschiedliche Betriebsgrößen von der Digitalisierung profitieren.
Praxisbeispiel 1: Hotel Le Postillon – Zeiterfassung für Hotels
Das familiengeführte Traditionshotel Le Postillon im luxemburgischen Esch-sur-Sûre steht für Gastfreundschaft, Komfort und Naturverbundenheit – und seit 2017 auch für digitale Effizienz. Mit der Einführung des digitalen Zeiterfassungssystems von ZFDM hat das Hotel einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht.
Die Herausforderung im Hotelbetrieb
Wie viele kleinere Hotelbetriebe stand auch das Team des Le Postillon vor der Herausforderung, Arbeitszeiten effizient, korrekt und gesetzeskonform zu dokumentieren. Vor der Einführung des Systems von ZFDM wurde die Arbeitszeit überwiegend manuell – teils auf Papier, teils in Excel – erfasst. Das bedeutete einen hohen Verwaltungsaufwand, eine erhöhte Fehleranfälligkeit und wenig Transparenz für Mitarbeiter und Management.
Die Hotelleitung wollte eine Lösung, die ihnen die Arbeit erleichtert, die für alle verständlich ist und die auch im hektischen Hotelalltag zuverlässig funktioniert.
Die Lösung: RFID-basierte Zeiterfassung
ZFDM hat das Hotel Le Postillon mit einer maßgeschneiderten digitalen Zeiterfassung ausgestattet. Zum Einsatz kommen dabei stationäre Zeiterfassungsterminals mit RFID-Chips an den zentralen Punkten im Hotel und im Restaurant, an denen die Mitarbeiter bequem ein- und ausstechen können.
Besondere Vorteile für Hotels:
- Einfache Bedienung: Sowohl das Personal als auch die Verwaltung finden sich schnell und intuitiv im System zurecht
- Automatische Arbeitszeitberechnung: Schichtzeiten, Pausenregelungen und Feiertage werden automatisch berücksichtigt
- Rechtskonforme Dokumentation: Das System erfüllt alle Anforderungen der EU-Arbeitszeitrichtlinie sowie nationale Regelungen
- Transparente Auswertungen: Die Hotelleitung kann in Echtzeit Berichte erstellen – etwa für die Lohnabrechnung oder zur Personalplanung
- Mobile Flexibilität: Ideal für saisonale Mitarbeiter oder bei temporären Einsätzen, etwa bei externen Veranstaltungen
Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Hotelgäste
Seit der Einführung der digitalen Zeiterfassung 2017 ist die manuelle Zeiterfassung im Hotel Le Postillon Vergangenheit. Die Abläufe in der Personalverwaltung haben sich deutlich vereinfacht, die Fehlerquote ist drastisch gesunken, und die Mitarbeitenden schätzen die neue Transparenz.
Das Hotel spart nicht nur viel Zeit bei der Lohnabrechnung, sondern auch Nerven, denn jetzt wissen sie genau, wer wann arbeitet, und können bei Engpässen oder Urlauben viel gezielter planen. Das bringt mehr Ruhe in den Arbeitsalltag.
Auch das Team selbst zeigt sich zufrieden. Gerade in einem familiären Betrieb wie dem Le Postillon, wo viele Mitarbeitende seit Jahren dabei sind, ist eine faire, transparente und digitale Zeiterfassung ein wichtiger Faktor für Vertrauen und Motivation.
Besonders hervorgehoben werden:
- die Zuverlässigkeit des Systems, auch bei hoher Auslastung
- der kompetente Support von ZFDM bei Fragen oder Anpassungen
- sowie die Skalierbarkeit – etwa bei vorübergehend zusätzlichem Personal während der Hochsaison
Praxisbeispiel 2: Coffee Fellows – Zeiterfassung für Cafés
Coffee Fellows – mittlerweile mehr als 240 Cafés in ganz Europa – setzt nicht nur beim Kaffee auf Qualität, sondern auch in der Organisation des eigenen Betriebs auf zuverlässige Partner. Seit der Einführung der digitalen Zeiterfassung von ZFDM hat sich für das Team vieles vereinfacht: Weniger Zettelwirtschaft, mehr Transparenz und mehr Zeit für das, worauf es wirklich ankommt – die Gäste.
Die Herausforderung im Café-Betrieb
Mit einem Team aus Vollzeitkräften, Aushilfen und Teilzeitbeschäftigten sind Cafés auf effiziente Abläufe und zuverlässige Organisation angewiesen. Die Dokumentation von Arbeitszeiten war jedoch eine echte Herausforderung: Excel-Tabellen, handschriftliche Stundenzettel, Unklarheiten bei Pausenregelungen und ein hoher Aufwand bei der Lohnabrechnung.
“Wir haben im Internet nach einer günstigen und einfachen Zeiterfassungssystem gesucht und sind auf ZFDM aufmerksam geworden. Wir wollten auch kein System mit monatlichen Gebühren. Das System ist einfach zu installieren und die Software ist komplett Browser basiert. Man kann das System für Home-Office benutzen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis finden wir sehr gut und der Support reagiert sehr schnell, falls man sie braucht.”
– Ilias Mennis (Geschäftsführer Coffee Fellows)
Die Lösung: Browser-basierte Zeiterfassung
Seit einigen Jahren nutzt Coffee Fellows das digitale Zeiterfassungssystem von ZFDM. Der Umstieg war unkompliziert: Innerhalb weniger Tage war das System betriebsbereit, das Team geschult und alle Prozesse digitalisiert.
Wesentliche Vorteile für Cafés:
- Einfache Zeiterfassung per Terminal oder App: Mitarbeiter stempeln direkt am Tablet im Café oder mobil über die Smartphone-App – ideal auch für spontane Schichtwechsel
- Automatische Berechnung von Arbeitszeit und Pausen: Kein manuelles Nachrechnen mehr – das System erkennt Pausen, Feiertage und gesetzliche Vorgaben automatisch
- Rechtssichere Dokumentation: Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert und sind jederzeit exportierbar – z. B. für Steuerberater oder Prüfungen
- Transparenz für alle Mitarbeitenden: Jeder sieht jederzeit, wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden
- Weniger Aufwand in der Verwaltung: Die Inhaber können Schichtpläne, Arbeitszeiten und Auswertungen mit wenigen Klicks abrufen
Das Ergebnis: Digitale Effizienz im Café-Alltag
Die Einführung der Zeiterfassung war unkompliziert und wurde für das Team schnell zur neuen Routine. Statt handschriftlicher Listen und Excel-Tabellen läuft heute alles über das digitale Terminal im Personalbereich oder mobil über die App.
Die App ist super praktisch – so kann jeder Mitarbeiter schnell prüfen, ob er oder sie eingestempelt ist. Besonders bei Aushilfen und Teilzeitkräften kommt die digitale Lösung gut an: Sie sehen sofort, wie viele Stunden sie in der Woche bereits gearbeitet haben und behalten ihre Überstunden im Blick.
Auch für die Lohnabrechnung hat sich vieles verbessert: Früher musste die Personalabteilung jeden Monat mehrere Stunden investieren, um Zeiten zu vergleichen und zu korrigieren. Heute genügt ein Klick, um die Zeiterfassungsdaten als Excel-Datei zu exportieren.
Warum digitale Zeiterfassung für die Gastronomie?
Beide Beispiele zeigen: Die Gastronomiebranche hat spezielle Anforderungen, die manuelle Systeme nicht mehr erfüllen können.
Gemeinsame Herausforderungen:
- Flexible Arbeitszeiten und kurzfristige Schichtwechsel
- Saisonpersonal und hohe Fluktuation
- Komplexe Pausenregelungen
- Pflicht zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung
- Verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfen)
- Transparenz für Mitarbeitende
Die ZFDM-Lösung passt sich an:
Das System ist beliebig skalierbar, modular und intuitiv. Ob kleines Stadtcafé oder großes Hotel mit Restaurant – die Lösung passt sich den Unternehmen an, nicht umgekehrt. Neue Mitarbeiter können sofort eingepflegt werden, Arbeitszeitmodelle individuell angepasst werden – von Minijob über Teilzeit bis Vollzeit. Auch Mehrfachstandorte oder temporäre Einsätze (z. B. bei Events oder Catering) lassen sich problemlos abbilden.
Unsere Lösung für die Gastronomie
Intelligente Schichtplanung
- Visuelle Wochenansicht: Alle Schichten auf einen Blick
- Drag & Drop: Einfaches Umplanen per Mausklick
- Schichtvorlagen: Typische Wochenpläne speichern
- Mindestbesetzung: Warnung bei Unterbesetzung
- Qualifikationen: Nur geschultes Personal für bestimmte Bereiche
Flexible Zeitmodelle
- Split-Shifts: Getrennte Früh- und Spätschichten
- Überstunden: Automatische Berechnung
- Minijobs: Bis 538€ im Monat
- Saisonkräfte: Befristete Beschäftigung
- Abrufarbeit: Flexible Einsatzplanung
Kommunikation
- Schichtplan-App: Mitarbeiter sehen ihre Einsätze
- Push-Benachrichtigung: Bei Änderungen
- Schichttausch: Mitarbeiter können selbst tauschen
- Verfügbarkeiten: Mitarbeiter tragen Wünsche ein
Typische Einsatzbereiche
- Hotels: Rezeption, Housekeeping, Restaurant, Bar
- Cafés & Bäckereien: Früh- und Spätschichten
- Restaurants: Vom Gasthaus bis zur Sterneküche
- Bars & Clubs: Nachtbetrieb und Events
- Catering: Mobile Einsätze und Events
- Systemgastronomie: Mehrere Filialen
Bereiche verwalten
- Küche: Köche, Commis, Spüler
- Service: Kellner, Barkeeper
- Theke/Bar: Separate Schichtplanung
- Empfang: Hotel-Rezeption
- Housekeeping: Zimmerreinigung
- Events: Bankett-Service
Rechtssicherheit und Compliance
Die digitale Zeiterfassung von ZFDM erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen:
- EU-Arbeitszeitrichtlinie: Vollständige Compliance
- Arbeitszeitgesetz: Höchstarbeitszeiten beachten
- Ruhezeiten: Mindestens 11 Stunden
- Sonntagsarbeit: Spezielle Dokumentation
- Mindestlohn: Automatische Kontrolle
- Betriebsprüfung: Lückenlose Aufzeichnung
- DSGVO-konform: Sichere Datenverwaltung mit Rollen- und Zugriffsrechten
Flexible Anpassung – für kleine und große Betriebe
Was besonders überzeugt: Die Lösung passt sich den Unternehmen an – nicht umgekehrt. Ob einzelnes Café oder Hotelkette – bei Fragen steht das ZFDM-Team jederzeit mit Rat und Tat zur Seite.
Besondere Features für Gastronomen
- Event-Planung: Zusätzliches Personal für Veranstaltungen
- Stoßzeiten: Automatische Alarmierung bei Unterbesetzung
- Kostenkontrolle: Personalkosten in % vom Umsatz
- Urlaubsplanung: Berücksichtigung der Saison
- Integration: Anbindung an Kassensystem möglich
- Keine monatlichen Gebühren: Faire Preisgestaltung
- Browser-basiert: Keine zusätzliche Software erforderlich
- Home-Office-fähig: Flexible Verwaltung
Einfache Einführung
- Kostenlose Beratung: Wir analysieren Ihre Anforderungen
- Individuelle Einrichtung: Ihre Bereiche und Schichtmodelle
- Schulung: Für Management und Mitarbeiter
- Test-Phase: Unverbindlich testen
- Persönlicher Support: Bei Fragen und Problemen – schnelle Reaktionszeiten
Fazit: Der digitale Erfolgsfaktor für die Gastronomie
Die Beispiele von Hotel Le Postillon und Coffee Fellows zeigen eindrucksvoll, wie digitale Zeiterfassung für die Gastronomie heute aussehen kann: einfach, effizient, gesetzeskonform – und ganz ohne großen technischen Aufwand.
Dank ZFDM haben beide Betriebe eine Lösung, die den Alltag spürbar erleichtert, für Klarheit sorgt und mehr Zeit für das Wesentliche lässt: zufriedene Gäste.
Ob kleines Stadtcafé, wachsendes Gastrounternehmen oder traditionelles Familienhotel – mit dem Zeiterfassungssystem von ZFDM sind Gastronomiebetriebe bestens gerüstet für die Anforderungen von heute und morgen.
Die Zufriedenheit des Teams und die messbare Verbesserung der Prozesse sprechen für sich – und machen Gastronomiebetriebe bereit für die digitale Zukunft.
Möchten auch Sie Ihre Zeiterfassung digitalisieren?
Lassen Sie sich von den Erfolgsgeschichten aus Hotel und Café inspirieren – wir beraten Sie gern!
