-
Written by
ZFDM Team
-
Published on
May 20, 2025
Share On
In Deutschland sind Unternehmen seit September 2022 verpflichtet, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen, sobald ein Betrieb mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigt. Jedes Unternehmen benötigt somit ein Zeiterfassungssystem, das die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent darstellt.
Mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem können Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die zulässigen Arbeitszeiten nach dem Arbeitsschutzgesetz einhalten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung. Wir geben Ihnen einen Überblick und verraten Ihnen, welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Inhalt: Methoden der elektronischen Zeiterfassung
Welche Methoden der Zeiterfassung gibt es?
Folgende Möglichkeiten zur Zeiterfassung stehen Ihnen zur Auswahl:
- Manuelle Stundenzettel
- Excel Liste
- Stempeluhren
- Digitale und webbasierte Zeiterfassungssoftware mit App
- Komplett webbasiertes Zeiterfassungssystem mit Hardware und Software (ZFDM)
Vergleich: Alle Methoden der Zeiterfassung im Ueberblick
| Methode zur Zeiterfassung | Vorteile der Zeiterfassung | Nachteile der Zeiterfassung |
|---|---|---|
| Manuelle Stundenzettel | Es gibt nahezu keine Vorteile, außer Sie führen einen relativ kleinen Betrieb mit weniger als fünf Mitarbeitern. | Stundenzettel sind nicht mehr zeitgemäß. Bei der Nutzung von Stundenzetteln entsteht überdies ein hoher Zeit- und Arbeitsaufwand. Einzelne Zettel können verloren gehen und dann kommt schnell es zu einem Papierchaos – und umweltfreundlich ist diese Variante auch nicht. Mit einer digitalen Lösung für die Zeiterfassung hingegen sparen Sie viel Zeit und Geld. |
| Zeiterfassung mit Excel | Eine Zeiterfassung mit Excel ist besser als eine manuelle Erfassung. Bei Excel-Vorlagen sind sowohl das digitale Ausfüllen als auch die ausgedruckte Form möglich. | Ausgedruckte Arbeitszeitlisten müssen Sie mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Die dadurch immer weiter anwachsenden Dokumentenberge beanspruchen viel Platz und können leicht verloren gehen. Außerdem sind Excel Listen fehleranfällig. Geben Sie eine Formel inkorrekt ein, ist das Ergebnis auch falsch. Besser eignen sich daher digitale und webbasierte Zeiterfassungssysteme. |
| Stempeluhren | Mit Stempeluhren ist die Arbeitszeiterfassung transparenter und weniger fehleranfällig als bei Stundenzetteln. Ihre Mitarbeiter melden sich mittels einer Chipkarte, eines Transponders oder per Fingerabdruck am Terminal an und ab. | Bei Stempeluhren besteht das Problem, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst keine Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Möchten Sie die Auswertungen anschauen, ist es erforderlich, immer mittels USB Stick an die Stechuhr zu gehen, um die Daten herunterzuladen. |
| Zeiterfassung von ZFDM | Diese Vorteile bietet das ZFDM Zeiterfassungssystem: ✅ Keine monatlichen Kosten ✅ Keine Internet-Verbindung notwendig für Standalone Installation ✅ Keine jährlichen Servicegebühren ✅ Homeoffice-fähig ✅ Einfache Installation und Montage ✅ Datenschutzkonformität (Lokale Datenspeicherung) ✅ Ein hohes Maß an Transparenz für Mitarbeiter ✅ Bessere Einsatzplanung für Arbeitgeber | Finden Sie es selbst heraus und testen Sie unser elektronisches Zeiterfassungssystem kostenlos 14 Tage unverbindlich. |
1. Manuelle Stundenzettel: Nur für Kleinstbetriebe sinnvoll
Vorteile
- Einfache Handhabung für sehr kleine Teams (unter 5 Mitarbeiter)
- Keine technischen Anforderungen
- Keine Anschaffungskosten
Nachteile
- Extrem zeitaufwändig in der Verwaltung
- Hohe Fehlerquote durch manuelle Übertragung
- Papierchaos und Verlustrisiko
- Nicht umweltfreundlich
- Keine Echtzeit-Auswertungen
- Rechtlich unsicher (Manipulationsrisiko)
Fazit: Für moderne Unternehmen nicht mehr zeitgemäß.
2. Excel-Listen: Digital, aber fehleranfällig
Vorteile
- Digitale Erfassung möglich
- Bekannte Software (Microsoft Excel)
- Flexibel anpassbar
- Kostenlos (wenn Excel bereits vorhanden)
Nachteile
- Hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Formeln
- Keine Automatisierung
- Schwierig bei mehreren Nutzern gleichzeitig
- Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren (Papierstapel)
- Keine Schnittstellen zu Lohnsoftware
- Rechtlich unsicher (keine Manipulationssicherheit)
Fazit: Besser als Papier, aber weit entfernt von professioneller Zeiterfassung.
3. Stempeluhren: Solide, aber nicht mobil
Vorteile
- Transparente Zeiterfassung
- Weniger fehleranfällig als Stundenzettel
- Verschiedene Identifikationsmethoden (Chip, Fingerprint)
- Klare An-/Abmeldung
Nachteile
- Keine mobile Erfassung (Home-Office, Außendienst)
- Daten müssen manuell per USB-Stick abgerufen werden
- Keine Echtzeit-Synchronisation
- Eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten
- Oft hohe Anschaffungskosten
Fazit: Gut für Büroumgebungen, aber nicht für flexible Arbeitsmodelle.
4. Webbasierte Zeiterfassungssoftware mit App
Vorteile
- Flexible Erfassung (Büro, Home-Office, Außendienst)
- Echtzeit-Auswertungen
- Automatische Synchronisation
- Schnittstellen zu Lohnsoftware
- Rechtssicher durch Audit-Trails
Nachteile
- Oft monatliche Abo-Kosten (5-10 € pro Mitarbeiter)
- Cloud-Abhängigkeit (Datenschutzbedenken)
- Internetzugang zwingend erforderlich
Fazit: Modern und flexibel, aber langfristig teuer durch Abo-Modelle.
5. ZFDM: Webbasiertes System mit Hardware & Software – Die beste Lösung
Das elektronische Zeiterfassungssystem von ZFDM bietet eine komplette Lösung mit Hardware und Software. Damit erhalten Sie ein optimales Zeiterfassungssystem für Ihr Unternehmen und eine präzise Arbeitszeiterfassung nach Maß.
Hardware-Optionen: Sie haben die Wahl
Ob Sie sich für eine Zeiterfassung entscheiden per:
- RFID-Chip (kontaktlos, hygienisch)
- Fingerabdruck (biometrisch, fälschungssicher)
- Gesichtserkennung (berührungslos, modern)
Alle Möglichkeiten bieten individuelle Vorteile. Auch eine Verknüpfung mit mehreren Terminals und Standorten ist möglich.
Software: Webbasiert & datenschutzkonform
Da alle Daten direkt im Gerät gespeichert sind, ist es eine komplett datenschutzkonforme Lösung, und Ihre Daten verbleiben sicher in Ihren Händen. Mit Hilfe Ihres Browsers greifen Sie auf die Software in Ihrem lokalen Netzwerk zu.
Durch die übersichtliche Weboberfläche managen Sie die elektronische Zeiterfassung unkompliziert und bequem vom:
- Laptop
- PC
- Tablet
- Smartphone
Homeoffice & mobil: Kein Problem
Mitarbeiter im Homeoffice erfassen ihre Arbeitszeiten bequem von zu Hause aus – per App oder Webbrowser. Keine zusätzlichen Kosten, keine Einschränkungen.
Vorteile auf einen Blick
✅ Keine monatlichen Kosten – einmalige Anschaffung statt Abo-Falle ✅ Keine Internetverbindung notwendig für Standalone-Installation ✅ Keine jährlichen Servicegebühren – Support im ersten Jahr inklusive ✅ Homeoffice-fähig – mobile App kostenlos ✅ Einfache Installation – WLAN-fähig, schnell einsatzbereit ✅ Datenschutzkonformität – lokale Datenspeicherung, DSGVO-konform ✅ Transparenz für Mitarbeiter – jeder sieht sein Zeitkonto ✅ Bessere Einsatzplanung – Echtzeit-Dashboards für Arbeitgeber
Rechtssicher mit unserem elektronischen Zeiterfassungssystem
Das elektronische Zeiterfassungssystem von ZFDM erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen:
- ✅ Lückenlose Dokumentation nach EuGH-Urteil
- ✅ DSGVO-konform durch lokale Datenspeicherung
- ✅ Manipulationssicher durch Audit-Trails
- ✅ Aufbewahrungspflicht 2 Jahre automatisch erfüllt
- ✅ Revisionssicher für Betriebsprüfungen
Kundenstimmen: Bewährt in der Praxis
Mittlerweile ist unser elektronisches Zeiterfassungssystem bei einer Vielzahl von Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz sowie in Luxemburg im Einsatz.
Fazit: Welche Methode der Zeiterfassung passt zu Ihnen?
| Unternehmenstyp | Empfohlene Methode |
|---|---|
| Kleinstbetrieb (<5 Mitarbeiter) | Excel oder webbasierte Einstiegsloesung |
| Kleinbetrieb (5-50 Mitarbeiter) | Digitale Zeiterfassung mit Terminal + App |
| Mittelstand (50-200 Mitarbeiter) | Digitale Zeiterfassung mit mehreren Terminals |
| Flexibles Arbeitsmodell (Home-Office, Aussendienst) | Digitale Zeiterfassung mit mobiler App |
| Baustellen, mobile Teams | Digitale Zeiterfassung mit Offline-Funktion |
Die klare Empfehlung: Fuer Kleinbetriebe und Mittelstand ist die digitale Zeiterfassung die wirtschaftlichste und zukunftssicherste Methode - ohne Papierchaos, mit voller Flexibilitaet und maximaler Rechtssicherheit.
Naechster Schritt: Das richtige Hardware-System waehlen
Sie haben sich fuer die digitale Zeiterfassung entschieden? Dann stellt sich die naechste Frage: Welches Hardware-System passt am besten zu Ihrem Unternehmen?
Die gaengigsten Optionen sind:
- RFID-Chip - kontaktlos und hygienisch
- Fingerabdruck - biometrisch und faelschungssicher
- Gesichtserkennung - beruehrungslos und modern
Jetzt Hardware-Systeme vergleichen: Chip vs. Fingerabdruck vs. Gesichtserkennung
Noch Fragen zur elektronischen Zeiterfassung?
Testen Sie jetzt 14 Tage kostenlos das ZFDM Zeiterfassungssystem - intuitiv, webbasiert und DSGVO-konform.
