Keine Zeiterfassung: Welche Strafen und Konsequenzen drohen?

Viele Kleinbetriebe haben die Zeiterfassungspflicht noch nicht umgesetzt - oft aus Zeitmangel oder weil die konkreten Konsequenzen unklar sind. Dabei sind die Risiken erheblich: Von empfindlichen Bußgeldern über Nachzahlungen bei Überstunden-Streitigkeiten bis hin zu Problemen bei Betriebsprüfungen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, welche Strafen drohen und warum frühzeitiges Handeln die bessere Wahl ist.

Was passiert ohne Zeiterfassung?

Ohne Zeiterfassung riskieren Unternehmen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz. Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten um Überstunden liegt die Beweislast vollständig beim Arbeitgeber, was ohne Dokumentation zu erheblichen Nachzahlungen führen kann. Zusätzlich drohen Probleme bei Betriebsprüfungen durch Finanzamt oder Sozialversicherungsträger.

Diese drei Risiken - Bußgelder, Beweislast und Prüfungsprobleme - betreffen Betriebe jeder Größe. Gerade für Kleinbetriebe können sie existenzbedrohend sein. Wie hoch die Strafen im Einzelfall ausfallen, hängt von mehreren Faktoren ab.

Wie hoch sind die Bußgelder konkret?

Die Bußgeldhöhe richtet sich nach der Schwere des Verstoßes und der Unternehmensgröße. Gemäß § 25 ArbZG können Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Im Wiederholungsfall oder bei vorsätzlichen Verstößen können die Strafen deutlich höher ausfallen.

Die Arbeitsschutzbehörden haben erheblichen Ermessensspielraum bei der Festsetzung. In der Praxis orientieren sich die Behörden an der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter, der Dauer des Verstoßes und ob bereits Verwarnungen ausgesprochen wurden. Für einen Kleinbetrieb mit 5 Mitarbeitern sind selbst moderate Bußgelder eine spürbare finanzielle Belastung.

Neben den direkten Geldstrafen gibt es aber ein weiteres Risiko, das viele Arbeitgeber unterschätzen: die Betriebsprüfung.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung ohne Zeiterfassung?

Bei einer Prüfung durch die Arbeitsschutzbehörde kann die fehlende Zeiterfassung als Verstoß gegen § 3 ArbSchG gewertet werden. Die Behörde kann Anordnungen zur Einführung eines Erfassungssystems treffen und bei Nichtbefolgung Zwangsgelder verhängen.

Auch das Finanzamt und Sozialversicherungsträger prüfen bei Betriebsprüfungen die Arbeitszeitdokumentation. Fehlen Aufzeichnungen, können Schätzungen zuungunsten des Arbeitgebers vorgenommen werden. Das betrifft insbesondere Branchen wie Bau, Gastronomie und Spedition, für die nach dem Mindestlohngesetz verschärfte Dokumentationspflichten gelten.

Wer als Arbeitgeber in Branchen mit erhöhten Anforderungen tätig ist, sollte die Zeiterfassung besonders ernst nehmen.

Doch auch außerhalb von Betriebsprüfungen lauert ein erhebliches finanzielles Risiko: Überstunden-Klagen.

Welche Folgen hat fehlende Zeiterfassung bei Überstunden-Klagen?

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss der Arbeitgeber bei fehlender Dokumentation nachweisen, dass keine Überstunden geleistet wurden. Gelingt ihm das nicht, muss er die vom Arbeitnehmer behaupteten Stunden vergüten.

Diese Beweislastumkehr bedeutet in der Praxis: Ohne lückenlose Zeiterfassung hat der Arbeitgeber bei Überstunden-Streitigkeiten schlechte Karten. Ein einzelner Mitarbeiter, der über Monate Überstunden geltend macht, kann Nachzahlungen von mehreren Tausend Euro verursachen. Bei mehreren Mitarbeitern summieren sich die Beträge schnell.

Gerade Kleinbetriebe können sich solche unerwarteten Nachzahlungen selten leisten. Eine zuverlässige Zeiterfassung schützt beide Seiten - Arbeitgeber und Arbeitnehmer - vor Streitigkeiten.

Fazit

Die Konsequenzen fehlender Zeiterfassung sind vielfältig und können für Kleinbetriebe schwerwiegend sein: Bußgelder bis 30.000 Euro, Beweislastumkehr bei Überstunden-Klagen und Probleme bei Betriebsprüfungen. Dabei lässt sich die gesetzliche Pflicht mit überschaubarem Aufwand erfüllen.

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