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Zeiterfassung für Kleinbetriebe

Zeiterfassung für Kleinbetriebe

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    Mitarbeiter - Web-basiert

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DSGVO-konform

100% Datenschutz

14 Tage testen

Kostenlos & unverbindlich

Made in Germany

Deutscher Support

Kein Abo

Einmalige Zahlung

Zuletzt aktualisiert: April 2026

Zeiterfassung für Kleinbetriebe umfasst digitale Terminals, Apps und Software, die Arbeitszeiten rechtssicher erfassen. Seit dem BAG-Urteil 2022 sind alle Arbeitgeber zur systematischen Erfassung verpflichtet. Für Kleinbetriebe lohnen sich Einmalkauf-Systeme besonders - keine laufenden Kosten, DSGVO-konform, in 15 Minuten einsatzbereit.

Stundenzettel kontrollieren, Excel-Listen pflegen, Arbeitszeiten nachrechnen - als Inhaber eines Kleinbetriebs kennen Sie den Aufwand. ZFDM bietet eine digitale Lösung, die einmalig bezahlt wird und ohne laufende Kosten funktioniert.

 h

Zeitersparnis pro Woche

Ab

Einmalige Investition

Monatliche Kosten

Tage kostenlos testen

Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Das Wichtigste auf einen Blick

  • Einmaliger Kaufpreis ab 589 € für bis zu 10 Mitarbeiter - keine monatlichen Gebühren
  • Plug-and-Play: Terminal montieren, ins WLAN einbinden, über den Browser steuern
  • Gesetzeskonform: Erfüllt die Anforderungen des BAG-Urteils und des Arbeitszeitgesetzes
  • DSGVO-konform: Lokale Datenspeicherung, keine Cloud, keine Datenübertragung an Dritte
  • Skalierbar: Wächst mit Ihrem Betrieb von 1 bis 2.000 Mitarbeiter

Warum sich digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe lohnt

Manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel oder Excel kostet mehr als sie auf den ersten Blick vermuten lässt. Der Verwaltungsaufwand, die Fehleranfälligkeit und das Risiko bei Betriebsprüfungen summieren sich.

Zeitersparnis: Statt Zettel einzusammeln, Zeiten abzutippen und manuell zu rechnen, erfasst ein digitales System die Arbeitszeiten automatisch. Die Daten stehen sofort für die Lohnvorbereitung bereit - als PDF oder Excel-Export für Ihren Steuerberater.

Fehlerreduktion: Handschriftliche Einträge sind schwer lesbar, Übertragungsfehler häufig. Ein digitales Terminal dokumentiert Beginn, Ende und Pausen sekundengenau. Überstunden, Nachtzuschläge und Feiertagszuschläge werden automatisch berechnet.

Rechtssicherheit: Seit dem BAG-Beschluss 2022 sind Sie als Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Ohne Dokumentation tragen Sie die Beweislast bei Überstunden-Streitigkeiten. Ein manipulationssicheres System schützt Sie im Ernstfall. Alle rechtlichen Details finden Sie in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht für Kleinbetriebe.

Schnelle Amortisation: Bei einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern amortisiert sich ein ZFDM-Terminal gegenüber App-Lösungen mit monatlichen Gebühren bereits nach 3-4 Monaten. Danach sparen Sie jeden Monat.

Was muss ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe können?

Nicht jedes System passt zu einem kleinen Betrieb. Wichtig sind geringe Einstiegskosten, einfache Bedienung und keine laufenden Verpflichtungen. Diese Anforderungen sollte Ihr System erfüllen:

  • Einfache Bedienung: Ihre Mitarbeiter müssen das System ohne Schulung nutzen können
  • Keine laufenden Kosten: Monatliche Lizenzgebühren pro Nutzer belasten kleine Teams überproportional
  • Keine IT-Infrastruktur nötig: Kein Server, keine Software-Installation, kein IT-Administrator
  • Manipulationsschutz: Erfassung per Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung statt Selbsteintrag
  • Automatische Auswertung: Überstunden, Zuschläge und Urlaubstage werden automatisch berechnet
  • Export-Funktion: Daten als PDF oder Excel für den Steuerberater bereitstellen

ZFDM erfüllt alle diese Anforderungen. Das System funktioniert über den Browser - Sie brauchen keine Software auf Ihrem PC zu installieren und sind unabhängig vom Betriebssystem.

Zeiterfassung nach Arbeitsmodell

Ob Festanstellung, Homeoffice, Teilzeit oder Außendienst - ZFDM deckt alle Arbeitsmodelle ab.

Festangestellte am Standort

Ihre Mitarbeiter stempeln morgens am Terminal per RFID-Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Pausen und Feierabend werden genauso erfasst.

Homeoffice

Mitarbeiter im Homeoffice erfassen ihre Arbeitszeit über den Browser oder die Android-App. Die Zeiten fließen automatisch in dieselbe Auswertung ein.

Teilzeit und Minijobs

Auch für Teilzeitkräfte und Minijobber besteht die Erfassungspflicht. Das System berechnet Soll-Stunden, Überstunden und Abweichungen individuell pro Mitarbeiter.

Schichtarbeit

Nachtschichten, Wechselschichten und Wochenendarbeit werden korrekt abgegrenzt. Zuschläge berechnet das System automatisch nach Ihren Vorgaben.

Für jede Branche die passende Lösung

ZFDM wird in Kleinbetrieben unterschiedlicher Branchen eingesetzt. Egal ob Praxis, Werkstatt, Büro oder Gastronomie - das System passt sich an Ihre Abläufe an:

  • Handwerk: Robustes Terminal im Betrieb, App für die Baustelle. Arbeitszeiten direkt Aufträgen zuordnen.
  • Arztpraxen: Kontaktlose Erfassung per Gesichtserkennung oder Chip. DSGVO-konform mit lokaler Datenspeicherung.
  • Gastronomie: Flexible Schichtmodelle, Nachtschichtzuschläge und Saisonkräfte problemlos abbilden.
  • Agenturen & Dienstleister: Kombination aus Büro-Terminal und mobilem Zugang für flexible Arbeitszeiten.

Detaillierte Informationen finden Sie auf den jeweiligen Branchenseiten.

Einmalig kaufen statt monatlich zahlen

Der Unterschied zwischen ZFDM und den meisten anderen Anbietern ist das Kostenmodell.

Anschaffung

ZFDM

Ab 589 € einmalig

App-Lösung

0 €

Monatliche Kosten

ZFDM

0 €

App-Lösung

25-50 € (bei 5 MA)

Kosten nach 1 Jahr

ZFDM

589 €

App-Lösung

300-600 €

Kosten nach 3 Jahren

ZFDM

589 €

App-Lösung

900-1.800 €

Hardware

ZFDM

Terminal inklusive

App-Lösung

Eigene Geräte nötig

Datenspeicherung

ZFDM

Lokal

App-Lösung

Cloud

Das Starter-Paket enthält ein Terminal, 10 RFID-Chips, Urlaubsverwaltung, Fehlzeitenverwaltung, Homeoffice-Funktion, WLAN-Anbindung und ein Jahr kostenlosen Support. Alle Preise und Pakete ansehen.

In 3 Schritten zur digitalen Zeiterfassung

Die Einführung ist unkompliziert. Sie brauchen keinen IT-Dienstleister und keine aufwendige Planung.

1

Terminal bestellen & montieren

Das Gerät wird mit Montagematerial geliefert. Schrauben Sie es an die Wand in der Nähe des Eingangs. Wandausbrüche oder Kabelkanäle sind nicht nötig.

2

System einrichten

Verbinden Sie das Terminal mit Ihrem WLAN. Öffnen Sie die Verwaltungsoberfläche im Browser und legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Das dauert wenige Minuten.

3

Erfassung starten

Verteilen Sie die RFID-Chips an Ihre Mitarbeiter oder richten Sie die biometrische Erfassung ein. Ab sofort werden alle Arbeitszeiten automatisch dokumentiert.

Bei Fragen steht Ihnen unser Support telefonisch und per E-Mail zur Verfügung. Jetzt 14 Tage kostenlos testen und selbst ausprobieren.

Datenschutz und DSGVO

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Für Kleinbetriebe ist Datenschutz kein abstraktes Thema - es geht um die Daten Ihrer Mitarbeiter. ZFDM nimmt das ernst:

  • Lokale Speicherung: Alle Daten bleiben auf dem Gerät in Ihrem Betrieb. Keine Cloud, keine externen Server.
  • Verschlüsselte biometrische Daten: Fingerabdrücke und Gesichtsdaten werden verschlüsselt gespeichert und verlassen das Gerät nicht.
  • Keine Datenübertragung an Dritte: ZFDM verkauft keine Daten und gibt keine Informationen an Drittanbieter weiter.
  • Hergestellt in Deutschland: Entwicklung und Support aus Erlensee, Hessen.

Damit haben Sie die volle Kontrolle über die Daten Ihrer Mitarbeiter - ohne Abhängigkeit von Cloud-Anbietern.

Funktionen im Überblick

Das ZFDM Starter-Paket enthält alle Funktionen für die tägliche Zeiterfassung.

Arbeitszeiterfassung

Beginn, Ende, Pausen per Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung

Urlaubsverwaltung

Urlaubsanträge, Resturlaub und Genehmigungen

Fehlzeiten

Krankmeldungen, Sonderurlaub, Elternzeit

Homeoffice

Arbeitszeiten von zu Hause über Browser oder App

Automatische Berechnung

Überstunden, Nacht- und Feiertagszuschläge

Export

PDF- und Excel-Dateien für den Steuerberater

WLAN-fähig

Keine Kabelverlegung erforderlich

Zusätzliche Module wie Dienstplanung, Standortbestimmung oder Spesenabrechnung können Sie bei Bedarf jederzeit hinzubuchen. Alle Erweiterungen ansehen.

Vorteile auf einen Blick

Keine versteckten Kosten

  • Starter-Paket ohne monatliche Lizenzgebühren
  • Keine jährlichen Servicekosten
  • Transparente Preisgestaltung

Maximale Flexibilität

  • Modular aufgebaut - wächst mit Ihrem Betrieb
  • Webbasiert - keine Software-Installation nötig
  • Browserunabhängig - Firefox, Chrome, Safari, Edge
  • WLAN-fähig - keine Kabelverlegung erforderlich

Einfache Bedienung

  • Intuitive Benutzerführung
  • Schnelle Implementierung in wenigen Minuten
  • Kinderleichte Wandmontage inklusive Montagematerial
  • Kein IT-Fachwissen erforderlich

Umfassende Funktionen

  • PDF- und Excel-Export für den Steuerberater
  • Variable Skalierbarkeit bis 2.000 Mitarbeiter
  • Alle wichtigen Features für Kleinbetriebe enthalten
  • Technische Schnittstellen für maximale Flexibilität

Sie möchten ZFDM unverbindlich kennenlernen? 14 Tage kostenlos testen oder Preise vergleichen. Bei Fragen kontaktieren Sie uns direkt - wir beraten Sie persönlich.

"
"Das Zeiterfassungssystem von ZFDM hat sich in unserer Praxis schnell als wertvolles Tool etabliert. Es ist benutzerfreundlich, zuverlässig und hat den Arbeitsalltag für alle spürbar erleichtert."
Dr. Hassan Nadjar
Zahnarztpraxis Nadjar, 5 Mitarbeiter

Das sagen unsere Kunden

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Das System funktioniert genauso wie vorgestellt - einfach in Betrieb zu nehmen mit sehr gutem Service.

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Für Kleinbetriebe gemacht

Einfach, bezahlbar, ohne IT-Aufwand

Persönlicher Support

Deutscher Kundenservice aus Erlensee

Häufig gestellte Fragen

Das ZFDM Starter-Paket für bis zu 10 Mitarbeiter kostet ab 589 € einmalig. Danach fallen keine monatlichen Lizenzgebühren an. Im Vergleich: App-Lösungen kosten durchschnittlich 5-10 € pro Mitarbeiter und Monat, was bei 5 Mitarbeitern bis zu 600 € pro Jahr bedeutet.
Ja, seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Kleinbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten müssen nach aktuellem Gesetzesentwurf nicht zwingend elektronisch erfassen.
Nein, für Betriebe unter 10 Mitarbeitern sieht der aktuelle Gesetzesentwurf eine Ausnahme von der elektronischen Erfassungspflicht vor. Stundenzettel oder Excel genügen. Wer aber Fehler vermeiden und Zeit sparen will, profitiert von einem digitalen System.
Digitale Zeiterfassung spart durchschnittlich 2-3 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche, reduziert Fehler bei der Lohnvorbereitung und schafft Rechtssicherheit. Die Investition amortisiert sich bei einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern nach 3-4 Monaten.
In drei Schritten: 1. Terminal bestellen und an die Wand montieren. 2. Ins WLAN einbinden und Mitarbeiterdaten über den Browser anlegen. 3. Chips oder biometrische Erfassung einrichten. Das System ist innerhalb von 15 Minuten einsatzbereit.
Ja, ZFDM speichert alle Daten lokal auf dem Gerät, nicht in der Cloud. Biometrische Daten werden verschlüsselt gespeichert. Es erfolgt keine Datenübertragung an Dritte. Das System erfüllt alle Anforderungen der DSGVO.
Ja, ZFDM bietet Zeiterfassungssysteme zum Einmalkauf ab 589 EUR. Es fallen keine monatlichen Lizenzgebühren oder Abo-Kosten an. Das Terminal, 10 RFID-Chips, Software und ein Jahr Support sind im Preis enthalten. Mehr dazu auf unserer Seite Zeiterfassung ohne monatliche Kosten.
Für Kleinbetriebe mit 1-10 Mitarbeitern empfiehlt sich das ZFDM Starter-Paket mit RFID-Chip. Es ist einfach zu bedienen, erfordert keine IT-Kenntnisse und ist in 15 Minuten einsatzbereit. Bei Bedarf kann auf Fingerabdruck oder Gesichtserkennung aufgerüstet werden.
Die ZFDM Starter-Pakete beginnen bei 589 EUR (Chip), 679 EUR (Fingerabdruck) und 659 EUR (Gesichtserkennung) - jeweils einmalig ohne laufende Kosten. Im Vergleich kosten App-Lösungen mit Abo bei 5 Mitarbeitern 300-600 EUR pro Jahr.
Ja, grundsätzlich gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland - unabhängig von der Betriebsgröße. Das BAG-Urteil vom 13. September 2022 verpflichtet jeden Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Für Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sieht der aktuelle Gesetzesentwurf eine Erleichterung vor: Handschriftliche Stundenzettel oder Excel sind noch zulässig.
Grundsätzlich müssen alle Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit dokumentieren. Die Ausnahmen sind eng gefasst: Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG mit echter Personalverantwortung, Chefärzte und Leiter öffentlicher Dienststellen sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Minijobber, Teilzeitkräfte und Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit unterliegen dagegen der vollen Erfassungspflicht.
Aktuell gibt es keine feste Mitarbeiter-Grenze für die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung. Der vorliegende Gesetzesentwurf sieht vor, dass Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern nicht zwingend auf elektronische Systeme umstellen müssen - Stundenzettel und Excel bleiben zulässig. Wer jetzt auf ein digitales System umstellt, vermeidet das höhere Fehlerrisiko manueller Aufzeichnungen.

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