Amortisiert in 3 bis 4 Monaten
Bei einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern amortisiert sich ein ZFDM-Terminal gegenüber App-Lösungen mit monatlichen Gebühren bereits nach 3 bis 4 Monaten.
Branchenlösung - Kleinbetriebe bis 10 Mitarbeiter
Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe
Einmalig ab 589 EUR - ohne Abo, ohne Cloud, ohne monatliche Kosten. Drei spezialisierte Terminals zur Auswahl: Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung. Made in Germany.
4,7
Über 1600 KMU vertrauen uns
1 Jahr Support kostenlos inkl.
Kein Abo einmal kaufen
Lokal installiert DSGVO-sicher
Über 1.600 KMU vertrauen ZFDM
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026
ROI
Warum sich digitale Zeiterfassung für Kleinbetriebe lohnt
ROI in 3 bis 4 Monaten - belegt durch Erfahrungswerte unserer Bestandskunden.
Keine monatlichen Kosten
Einmalig kaufen statt Abo-Falle - kein monatlicher Lizenzbetrag pro Mitarbeiter.
Bis zu 4 Stunden pro Monat
Schätzwert basierend auf Erfahrungswerten unserer Kunden. Statt Zettel abzutippen, fließen Zeiten direkt in die Auswertung.
Rechtssichere Auswertung
BAG-2022 und ArbZG-Anforderungen werden automatisch dokumentiert.
Rechtlicher Rahmen
Ist Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht?
Ja - seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 sind alle Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten verpflichtet, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Größen-Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es nicht.
BAG-Urteil vom 13.09.2022
"Arbeitgeber sind zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet - unabhängig von der Betriebsgröße." Rechtsgrundlage: § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.
Was zählt als Kleinbetrieb?
Im arbeitsrechtlichen Rahmen orientiert sich der Begriff an der Kleinbetriebsklausel des § 23 KSchG: Der allgemeine Kündigungsschutz greift erst ab regelmäßig mehr als zehn Arbeitnehmern. Für die EU-Empfehlung 2003/361 gilt zusätzlich eine Definition kleiner Unternehmen anhand von Mitarbeiterzahl und Umsatz.
Gilt das auch für Home-Office?
Ja. Das Arbeitszeitgesetz gilt ortsunabhängig - die Erfassungspflicht trifft Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Home-Office. ZFDM deckt das ab: Erfassung über die Android- und iOS-App oder die Browser-Verwaltung.
BAG-2022-konform ArbZG-Pflicht erfüllt Lokal manipulationssicher
Auswahl-Leitfaden
Wie wählen Sie das richtige Zeiterfassungssystem?
Fünf Kriterien, die wirklich zählen - inklusive der Punkte, bei denen ZFDM nicht die beste Wahl ist.
01
Mitarbeiter-Anzahl
Bis 10 Mitarbeiter reicht ein Chip-Starter-Terminal. Ab 10 Mitarbeitern empfehlen wir das Komfort-Paket, ab 30 Mitarbeitern ein individuelles Angebot.
02
Hardware oder App
Hardware bietet Manipulationssicherheit und braucht kein Smartphone der Mitarbeiter. Eine App ist sinnvoll für Außendienst-Mitarbeiter, die mobil erfassen müssen.
03
Cloud oder lokal
Lokale Speicherung ist DSGVO-einfach, kein AVV-Vertrag mit Anbietern nötig. Cloud-Lösungen sind ortsunabhängig, schaffen aber Abhängigkeit und monatliche Kosten.
04
Abo oder Einmalkauf
Einmalkauf rechnet sich ab etwa 12 bis 18 Monaten Laufzeit. Ein Abo macht Sinn bei sehr kurzer Nutzungsdauer oder wenn häufige Software-Updates wichtiger sind als Hardware-Hoheit.
05
Branchen-Anforderungen
Gastronomie braucht Schichtmodelle mit Nacht- und Wochenend-Zuschlägen. Arztpraxen profitieren von berührungsloser Authentifizierung. Handwerk braucht robuste Hardware.
Erfassungs-Methoden
Welche Zeiterfassungs-Methoden gibt es?
Fünf Methoden im ehrlichen Pro- und Contra-Vergleich - auch die, die wir nicht verkaufen.
Methode
Vorteil
Nachteil
Stempelkarte oder Papier
Vorteil Sehr günstig in der Anschaffung
Nachteil Manipulierbar, manuelle Übertragung, fehleranfällig
Excel-Tabelle
Vorteil Keine Hardware-Investition
Nachteil Fehleranfällig, schwer revisionssicher, disziplin-abhängig
Terminal (Chip / Finger / Gesicht)
Empfehlung
Vorteil Manipulationssicher, sofort live, lokal gespeichert
Nachteil Einmalige Anschaffung ab 589 EUR
App auf Smartphone
Vorteil Mobil, ideal für Außendienst
Nachteil Akku-abhängig, Konflikt Privat-Gerät, oft Abo-Modell
Browser-Erfassung
Vorteil Geräteunabhängig, kein Setup
Nachteil Nur am PC nutzbar, kein Außendienst-Support
Hardware - Made in Germany
Drei spezialisierte Terminals - Sie wählen die passende Auth-Methode
Pro Anwendungsfall das passende Gerät: Chip kontaktlos, Fingerabdruck biometrisch, Gesichtserkennung berührungslos. Identische technische Plattform, identische Bedienung. Pro/Contra ehrlich pro Karte.
RFID-Chip / Schlüsselanhänger
Chip-Terminal
ab 589 EUR
Vorteile
- kontaktlos in unter einer Sekunde
- robust und kratzfest
- günstigstes Einstiegsmodell
Zu beachten
- Chip muss mitgeführt werden
Geeignet für: Handwerk, Gastronomie, Produktion
Chip-Terminal ansehen
Biometrischer Fingerabdruck
Fingerabdruck-Terminal
ab 679 EUR
Vorteile
- kein Chip nötig
- biometrisch fälschungssicher
- höchste Identifikations-Sicherheit
Zu beachten
- Hygiene-Bedenken im Klinik-Umfeld
Geeignet für: Büro, Agentur, IT
Finger-Terminal ansehen
Gesichts-Authentifizierung
Gesichtserkennungs-Terminal
ab 659 EUR
Vorteile
- berührungslos
- ideal für hygienesensitive Bereiche
- schnellster Stempel-Vorgang
Zu beachten
- benötigt ausreichende Beleuchtung
Geeignet für: Arztpraxis, Labor, Pflege
Gesicht-Terminal ansehenTechnische Daten
Für alle drei Terminal-Varianten identisch.
- Display
- 3,5 Zoll Touchscreen
- Konnektivität
- WLAN und LAN
- Schutzklasse
- IP21
- Stromversorgung
- 5V / 1,5A
- Betriebstemperatur
- 0 bis 40 Grad Celsius
- Standort der Fertigung
- Made in Germany - Erlensee
Funktionen
Was muss ein Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe können?
Die rechtlichen Pflicht-Felder, die ZFDM-Hardware automatisch erfasst - plus die Komfort-Anforderungen, die im Kleinbetrieb-Alltag den Unterschied machen.
Drei Auth-Methoden zur Auswahl
Chip-, Fingerabdruck- oder Gesichtserkennungs-Terminal - Sie wählen pro Standort das passende Gerät. Identische Plattform, identische Bedienung, identische Specs.
Manipulationssicher
Lokale Verifizierung auf dem Gerät, kein Cloud-Risiko, kein Drittland-Transfer.
Export-Schnittstellen
Excel- und PDF-Export für Steuerberater und Lohnbuchhaltung - per 1-Klick.
Schicht- und Gleitzeit
Alle vier gängigen Arbeitszeitmodelle inklusive Sonderfälle wie Minijob.
Auto-Zuschläge
Überstunden, Nachtschicht und Feiertage automatisch berechnet.
Mobile Erfassung
Android- und iOS-App für Home-Office und Außendienst - ergänzend zum Terminal.
Plug-and-Play
Installation in 30 bis 60 Minuten - ohne IT-Vorkenntnisse, ohne Server-Setup.
Arbeitszeit-Modelle
Welche Arbeitszeitmodelle deckt das System ab?
Vier Standard-Modelle plus Teilzeit-Sonderfall - alle nach ArbZG-Kommentar dokumentiert.
Festarbeitszeit
Fixe Start- und End-Zeiten - das Standard-Modell für Büro und Praxis.
Gleitzeit
Rahmen-Zeitfenster mit Kernzeit - ideal für Wissensarbeit und planbare Aufgaben.
Vertrauensarbeitszeit
Aufgabenbasierte Erfassung - trotzdem BAG-konform dokumentiert.
Schichtarbeit
Früh-, Spät- und Nachtschicht mit automatischer Zuschlagsberechnung.
Teilzeit / Minijob (Sonderfall)
Reduzierte Stunden, Minijob-Stunden-Limit wird automatisch überwacht.
Alle Modelle inkl. automatischer Zuschläge: Überstunden, Nachtschicht (25 %), Sonntag (50 %) und Feiertag (100 %) werden automatisch berechnet.
Verschlüsselt
Lokal
Made in DE
Datenschutz
Lokale Speicherung statt Cloud-Risiko
Alle Daten bleiben auf dem Gerät in Ihrem Betrieb. Keine Cloud, keine externen Server.
Im Gegensatz zu Cloud-SaaS-Wettbewerbern speichern unsere Terminals alle Zeitdaten lokal im Gerät. Vorteile: kein AVV-Vertrag nötig, kein Internet-Ausfall-Risiko, keine US-Cloud-Abhängigkeit.
- Kein AVV-Vertrag nötig
- Kein Internet, kein Stillstand
- Keine US-Cloud-Abhängigkeit
- Datenhoheit beim Betrieb
Branchen
Für jede Branche die passende Lösung
Sechs Branchen-Pages mit konkreten Use-Cases und Testimonials.
Kundenstimmen
Das sagen unsere Kunden
Kleinbetriebe aus unterschiedlichen Branchen mit einem gemeinsamen Anker: Einmalkauf statt Abo.
Fallstudie Gastronomie
Günstiges System ohne monatliche Gebühren, browserbasiert und auch für Home-Office geeignet.
IM
Ilias Mennis
Coffee Fellows
Gastronomie
Fallstudie Handwerk
Das System funktioniert genauso wie vorgestellt - einfach in Betrieb zu nehmen mit sehr gutem Service.
TR
Thomas Rief
Hald GmbH
Handwerk
Fallstudie Arztpraxis
Eine maßgeschneiderte Zeiterfassungslösung für mehrere Zweigstellen mit zentraler Verwaltung - ohne weitere Kosten.
DG
Dr. Ganzera
Augenarzt Kulmbach
Arztpraxis
Fallstudie Arztpraxis
Einfache und übersichtliche Software ohne zusätzliche Installation auf vorhandenen Computersystemen.
DM
Dr. med. Gehlmann-Menke
Hausarzt Gehlmann-Menke
Arztpraxis
Fallstudie Arztpraxis
Einfach zu installieren, flexibel und skalierbar mit maximaler Datensicherheit - eine erstklassige Lösung für die Praxis.
DM
Dr. med. Meesters
Internisten Vilsbiburg
Arztpraxis
Fallstudie Handwerk
Optimales Preis-Leistungs-Verhältnis für ein 10-Mann-Unternehmen - praktikabel ohne zu große Software.
PC
Pierro Chirco
Hirsch Line GmbH
Handwerk
Plug-and-Play
In 3 Schritten zur digitalen Zeiterfassung
15 bis 60 Minuten vom Auspacken bis zur ersten Stempel-Buchung.
1
Terminal montieren
Wand-Halterung anschrauben oder den Tischfuß nutzen, Strom anschließen.
2
WLAN einbinden
Touchscreen-Setup führt durch die WLAN-Konfiguration (LAN-Anschluss alternativ).
3
Mitarbeiter anlegen
Namen anlegen, Chip ausgeben oder Fingerabdruck registrieren - los geht's.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
14 Antworten - inklusive aller Pflicht-Cluster und der häufigsten PAA-Fragen.
Ja. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber - unabhängig von der Mitarbeiterzahl - verpflichtet, ein System zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine Größen-Ausnahme für Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern gibt es nicht.
Nein, die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für alle Betriebsgrößen - auch unterhalb der 10-Mitarbeiter-Schwelle. Wir empfehlen Kleinbetrieben, frühzeitig auf ein elektronisches System umzustellen, um Übertragungsfehler und Manipulationsrisiken bei handschriftlicher Erfassung auszuschließen.
Es gibt nicht das eine beste Zeiterfassungssystem - es gibt das passende. Für Kleinbetriebe mit Hardware-Präferenz und Wunsch nach Einmalkauf ist ZFDM die beste Wahl: einmalig ab 589 EUR, ohne Abo, lokal gespeichert. Für reine Cloud-Liebhaber kommen Anbieter wie Clockodo oder Personio in Frage. Den direkten Vergleich finden Sie im Authentifizierungs-Vergleich oben auf dieser Seite.
Hardware-Stempeluhren mit Chip oder Fingerabdruck sind die einfachsten Systeme für Kleinbetriebe: Plug-and-Play in 30 bis 60 Minuten einsatzbereit, ohne IT-Aufwand. Mitarbeiter halten Chip oder Finger an das Terminal - fertig. Eine systematische Gegenüberstellung der Authentifizierungs-Verfahren finden Sie im Hardware-Vergleich oben auf dieser Seite.
Die vier gängigen Modelle sind Festarbeitszeit (fixe Start- und Endzeiten), Gleitzeit (Rahmen-Zeitfenster mit Kernzeit), Vertrauensarbeitszeit (aufgabenbasiert, dennoch dokumentationspflichtig) und Schichtarbeit (Früh/Spät/Nacht mit Zuschlägen). Als Sonderfall kommt die Teilzeit/Minijob-Konstellation mit reduzierten Stunden hinzu. Alle Modelle erfasst das ZFDM-Terminal inklusive automatischer Zuschlagsberechnung.
Hardware-Systeme starten einmalig ab 589 EUR (ZFDM Chip Starter, bis 10 Mitarbeiter). Cloud-Software kostet typischerweise 5 bis 15 EUR pro Mitarbeiter und Monat (gängige Marktspanne 2026). Bei 5 Mitarbeitern und einem Mittelwert von 8 EUR/MA sind das 1.440 EUR über 36 Monate - rund 851 EUR mehr als der ZFDM-Einmalkauf. Alle Pakete und der interaktive Kostenrechner sind auf der Seite /preise/ gelistet.
Ein System muss Beginn, Ende, Pausen und Ruhezeiten pro Mitarbeiter manipulationssicher und vollständig dokumentieren. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022. Zusätzlich gilt § 16 Abs. 2 ArbZG für Mehrarbeit und Überstunden sowie § 17 Abs. 1 MiLoG für die Aufzeichnungspflicht bei Minijobbern.
Digitale Erfassung spart pro Monat nach Erfahrungswerten unserer Kunden bis zu vier Stunden Verwaltungsaufwand, ist manipulationssicher (Audit-Log), liefert 1-Klick-Export für Excel und PDF und erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Handschriftliche Stundenzettel sind dagegen manipulierbar und erfordern manuelle Übertragung.
Im Markt gibt es fünf Methoden: Stempelkarte oder Papier (günstig, aber manipulierbar), Excel-Tabelle (kostenlos, aber fehleranfällig), Hardware-Terminal mit Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung (manipulationssicher, einmalig ab 589 EUR), App auf Smartphone (mobil, oft Abo-basiert) und Browser-Erfassung (geräteunabhängig, aber nur am PC). Den ehrlichen Vergleich finden Sie in der Methoden-Übersicht oben auf dieser Seite.
Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter verpflichtet sind - unabhängig von der Betriebsgröße. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Eine Größen-Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es nicht.
Ja. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt ortsunabhängig - die Erfassungspflicht trifft Arbeitgeber auch für Mitarbeiter im Home-Office. ZFDM deckt das ab: Home-Office-Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten über die Android-App, die iOS-App oder die Browser-Verwaltung. Alle Zeiten fließen in dieselbe Auswertung wie das Terminal vor Ort.
Das ZFDM-System skaliert von 1 bis 2.000 Mitarbeitern. Bis 10 Mitarbeiter reicht das Chip-Starter-Paket (589 EUR), für 10 bis 30 Mitarbeiter empfehlen wir Chip Medium (939 EUR). Für Großbetriebe ab 30 Mitarbeitern liefern wir auf Anfrage ein individuelles Angebot mit Multi-Standort, Custom-Anbindung und Dedicated Support.
Der Anwendungsausschluss ergibt sich aus § 18 ArbZG: leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG (mit echter Personalverantwortung), Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen, Geistliche und freie Mitarbeiter. Die Definition ist eng - in Kleinbetrieben erfüllt fast niemand diese Voraussetzung. Im Zweifel sollten Sie anwaltliche Beratung einholen.
Bei ZFDM ja - alle Daten bleiben lokal auf dem Gerät in Ihrem Betrieb. Keine Cloud, keine externen Server, kein Drittland-Transfer. Fingerabdruck- und Gesichtsdaten werden verschlüsselt direkt auf dem Terminal gespeichert. Vor Einführung biometrischer Erfassung ist eine Betriebsvereinbarung oder individuelle Einwilligung der Mitarbeiter einzuholen (Art. 9 DSGVO, § 26 BDSG).
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