Wer ist von der Zeiterfassung befreit? Ausnahmen im Überblick

Seit dem BAG-Urteil 2022 gilt die Zeiterfassungspflicht für alle Arbeitgeber in Deutschland. Doch immer wieder taucht die Frage auf: Gibt es Ausnahmen? Wer muss wirklich keine Arbeitszeiten dokumentieren? In diesem Artikel erfahren Sie, welche Personengruppen tatsächlich befreit sind - und warum die Ausnahmen enger gefasst sind, als viele denken.

Wer ist vom Arbeitszeitgesetz befreit?

Vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen sind leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG sowie Chefärzte. Dazu zählen auch Leiter öffentlicher Dienststellen und Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft mit Pflege- oder Betreuungsaufgaben. Ob diese Ausnahmen auch für die Zeiterfassungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz gelten, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt.

Was bedeutet leitender Angestellter genau?

Ein leitender Angestellter nach § 5 Abs. 3 BetrVG ist jemand, der zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern berechtigt ist. Die bloße Bezeichnung im Arbeitsvertrag reicht nicht aus - entscheidend sind die tatsächlichen Befugnisse. In der Praxis betrifft dies meist nur echte Unternehmensleiter oder Prokuristen.

Gilt die Befreiung auch nach dem BAG-Urteil 2022?

Das BAG-Urteil stützt sich auf das Arbeitsschutzgesetz, nicht auf das Arbeitszeitgesetz. Das ArbSchG gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, auch für leitende Angestellte. Es ist daher rechtlich umstritten, ob die Ausnahmen des § 18 ArbZG auf die neue Erfassungspflicht übertragbar sind.

Doch welche weiteren Personengruppen sind konkret von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen?

Wer muss keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen?

Vom Arbeitszeitgesetz befreit sind leitende Angestellte mit echter Personalverantwortung, Chefärzte sowie Leiter öffentlicher Dienststellen. Auch Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft mit eigenverantwortlichen Pflege- oder Betreuungsaufgaben sind ausgenommen. Die Befreiung erfordert tatsächliche Entscheidungsbefugnisse, nicht nur einen entsprechenden Jobtitel.

Sind Geschäftsführer von der Zeiterfassung befreit?

Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel keine Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsrechts und daher nicht von der Zeiterfassungspflicht erfasst. Fremdgeschäftsführer ohne Gesellschaftsbeteiligung können jedoch unter Umständen als arbeitnehmerähnliche Personen gelten.

Gilt die Befreiung automatisch für Führungskräfte?

Nein, die bloße Bezeichnung als Führungskraft oder leitender Angestellter im Arbeitsvertrag genügt nicht. Nach § 5 Abs. 3 BetrVG muss die Person zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern befugt sein. Das trifft in der Praxis auf sehr wenige Beschäftigte zu.

Eine häufige Folgefrage lautet: Wie eng ist der Kreis der Befreiten tatsächlich gefasst?

Wer ist von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung befreit?

Befreit sind leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG mit echter Personalverantwortung sowie Chefärzte. Auch Leiter öffentlicher Dienststellen und ihre Vertreter fallen unter die Ausnahme. Ob diese Befreiungen auch für die neue Erfassungspflicht nach dem ArbSchG gelten, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt.

Wie eng ist der Begriff des leitenden Angestellten gefasst?

Die Definition ist sehr eng: Nur wer zur selbstständigen Einstellung und Entlassung von Arbeitnehmern befugt ist, gilt als leitender Angestellter im Sinne des Gesetzes. Die bloße Bezeichnung im Arbeitsvertrag oder die Leitung eines Teams genügt nicht.

Sind Minijobber von der Zeiterfassung befreit?

Nein, auch für geringfügig Beschäftigte gilt die Zeiterfassungspflicht. Im Gegenteil: Für Minijobber in bestimmten Branchen wie Bau oder Gastronomie gelten nach dem Mindestlohngesetz sogar verschärfte Dokumentationspflichten.

Wer sich nun fragt, ob auch Vertrauensarbeitszeit oder bestimmte Arbeitszeitmodelle eine Befreiung darstellen - der nächste Abschnitt klärt die häufigsten Missverständnisse.

Wer muss keine Stundenaufzeichnungen führen?

Keine Stundenaufzeichnungen führen müssen leitende Angestellte mit echter Personalverantwortung nach § 5 Abs. 3 BetrVG. Dazu zählen auch Chefärzte sowie Leiter und Vertreter öffentlicher Dienststellen. Die Befreiung gilt nur, wenn tatsächliche Entscheidungsbefugnisse vorliegen.

Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet nicht, dass keine Zeiterfassung erfolgen muss. Auch bei flexiblen Arbeitszeitmodellen ist die Dokumentation der Arbeitszeit Pflicht. Die Mitarbeiter können ihre Zeiten jedoch selbstständig erfassen, ohne tägliche Kontrolle durch den Arbeitgeber.

Sind Praktikanten von der Zeiterfassung ausgenommen?

Nein, auch für Praktikanten gilt die Zeiterfassungspflicht. Sie sind Arbeitnehmer im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes und ihre Arbeitszeit muss dokumentiert werden. Bei Pflichtpraktika im Rahmen einer Ausbildung gelten dieselben Regeln.

Für Kleinbetriebe bedeutet das: Die allermeisten Mitarbeiter fallen unter die Erfassungspflicht. Wer auf eine einfache, rechtssichere Zeiterfassung ohne laufende Kosten setzen möchte, ist mit einem Terminal mit RFID-Chip gut beraten.

Fazit

Die Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sind deutlich enger gefasst, als viele Arbeitgeber annehmen. Nur echte leitende Angestellte mit Personalverantwortung, Chefärzte und Leiter öffentlicher Dienststellen sind befreit. Für alle anderen Beschäftigten - einschließlich Minijobber, Praktikanten und Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit - gilt die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation.

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