Zeiterfassung ohne monatliche Kosten: Der ultimative Guide für KMU

Sie führen ein kleines oder mittelständisches Unternehmen und möchten künftig die Anwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter ohne monatliche Kosten erfassen? Ihre bisherige Methode ist unzuverlässig und enorm zeitaufwändig, da Sie die Arbeitszeit bislang händisch erfassen? Dann ist ein digitales Zeiterfassungssystem ohne Abo-Modell genau das Richtige für Sie.

Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen suchen nach Lösungen, um ihre Mitarbeiterverwaltung einfacher zu gestalten, ohne dafür monatlich oder jährlich bezahlen zu müssen. In diesem umfassenden Guide erfahren Sie alles über Zeiterfassung ohne laufende Lizenzkosten.

Inhalt: Zeiterfassung ohne monatliche Kosten

Warum Zeiterfassung ohne monatliche Kosten die bessere Wahl ist

Viele Anbieter setzen auf Lizenzmodelle mit laufenden monatlichen Abo-Gebühren. Das bedeutet:

• Monatliche Kosten pro Mitarbeiter (meist 5-10 € pro Person)
• Jährliche Grundgebühren (20-50 € im Monat)
• Versteckte Kosten für Updates und Support
• Langfristige Abhängigkeit vom Anbieter

Bei 30 Mitarbeitern summiert sich das schnell auf 2.500-3.000 € pro Jahr – Jahr für Jahr!

Wir bei ZFDM verzichten auf dieses Geschäftsmodell und bieten Ihnen:

• ✅ Einmalige Anschaffung statt monatliche Abo-Falle
• ✅ Kostenlose Updates für alle Funktionen
• ✅ Unbegrenzter Support ohne Aufpreis
• ✅ Keine versteckten Kosten

Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung ohne monatliche Kosten?

Mithilfe von einem Mitarbeiter-Zeiterfassungssystem tracken Sie die tatsächliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ohne viel Aufwand. Als Personaler überprüfen Sie somit präzise und fehlerfrei, wann Ihre Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen und wann sie sie beenden.

Ein gutes Mitarbeiter-Zeiterfassungssystem ist ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Arbeitszeiterfassung ist auch sehr wichtig für die Steuererklärung des Unternehmens. Das digitale Zeiterfassungssystem von ZFDM ist genau auf die Bedürfnisse von Kleinbetrieben und mittelständischen Unternehmen zugeschnitten.

Flexible Einsatzmöglichkeiten für jeden Arbeitsplatz

Beim Finden einer passenden Zeiterfassung spielen neben der Größe Ihres Unternehmens ferner die speziellen Anforderungen an Ihren Mitarbeiterstamm eine essenzielle Rolle.

Ob Ihre Mitarbeiter im Home-Office arbeiten oder dienstlich unterwegs sind, funktioniert unser digitales Zeiterfassungssystem bedarfsweise mit einem:

• Tablet
• Smartphone (iOS/Android App)
• Desktop PC (per Webbrowser)
• Zeiterfassungsterminal vor Ort mit Chip, Fingerprint oder Gesichtserkennung

Bedeutsam ist, dass Sie sämtliche Daten medienbruchfrei erfassen. Überdies ist es notwendig, gesetzliche Bestimmungen und betriebliche Regelungen einzuhalten. Dank der erfassten Arbeitszeitdaten erleichtern Sie sich interne Prozesse bezüglich des Controllings, der Planung und der Vergütung.

Vorteile für Unternehmen: Zeiterfassung ohne Abo-Modell

Besonders kleinere und mittelständische Unternehmen benötigen aus Kostengründen ein Arbeitszeiterfassungssystem ohne monatliche Kosten. Hier bieten sich webbasierte Lösungen wie das von ZFDM an.

1. Transparente Kostenstruktur

Entscheiden Sie sich für transparente Übersichten bei den Arbeitskosten, zeugt dies von hoher Professionalität. Sämtliche Arbeitsprozesse fixieren Sie unmittelbar vor Ort Ihrer Kunden, und das in Echtzeit.

2. Prozessoptimierung & Zeitersparnis

Setzen Sie ein Zeiterfassungssystem ein, das weder zeitgemäß noch kostengünstig ist, entstehen Ihnen zusätzliche Kosten. Denn jeden Tag fallen handschriftliche Arbeiten bei der Erfassung von Arbeitszeit für jeden Arbeitnehmer an. Mindestens fünf Minuten benötigen Sie pro Mitarbeiter.

Für zusätzliche Kosten sorgen mögliche Untersuchungen seitens der Personalabteilung. Für gewöhnlich müssen Sie händisch erfasste Daten auf Stundenzettel übertragen, idealerweise in Excel. Dies bringt weitere Kosten mit sich.

3. Optimale Ressourcenplanung

Damit Prozesse in naher Zukunft optimal ablaufen, können Sie diverse Auswertungsmöglichkeiten Ihres Zeiterfassungssystems nutzen. Zusätzlich minimieren Sie durch die perfekte Planung des Personaleinsatzes interne Kosten und einen optimalen Einsatz Ihrer Ressourcen.

Vorteile für Mitarbeiter

Entgegen vieler Vorstellungen von Arbeitnehmern bieten kostengünstige Zeiterfassungssysteme ihnen selbst diverse Vorteile:

1. Höhere Mitarbeitermotivation

Einerseits erhöht sich die Motivation von Beschäftigten, denn diese arbeiten künftig freier und übernehmen mehr Verantwortung. Überdies schätzen sie die Transparenz und flexible Arbeitszeiten, die moderne Mitarbeiter-Zeiterfassungssysteme bieten.

Sie haben motivierte Mitarbeiter, wenn sie stärker in die Kontrollmöglichkeiten ihrer Urlaubstage und Arbeitszeiten involviert sind. Zufriedene Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen und stärken Ihr Unternehmen.

2. Mitarbeiterintegration & Selbstständigkeit

Durch das Nutzen webbasierter Zeiterfassung entstehen für Ihre Beschäftigten kürzere Prozesse, da sie nicht mehr zur Personalabteilung gehen müssen, um den Stand ihres Zeitkontos zu erfahren.

Beschäftigten ist es künftig möglich:

• Ihre Schichten selbst zu planen
• Selbständig Korrekturen ihrer Arbeitszeiten vorzunehmen
• Urlaubsanträge direkt im System zu stellen
• Krankmeldungen eigenständig zu erfassen

3. Präzise Zeiterfassung von überall

Da Ihre Mitarbeiter dank browserbasierter Mitarbeiter-Zeiterfassung ohne monatliche Kosten von nahezu jedem Ort ihre Arbeitszeiten selbst erfassen, erfolgen die Buchungen der Zeiten präziser. Und das funktioniert ganz einfach vom Smartphone oder Desktop PC aus.

Somit ermöglichen Sie sogar im Home-Office tätigen Mitarbeitern eine exakte Zeiterfassung ihrer Arbeitszeiten.

Funktionen & Features: Was muss ein gutes System können?

Verwaltung über Web-Frontend - Keine Software-Lizenz nötig

Die komplette Mitarbeiter-Datenverwaltung erfolgt über jeden beliebigen Webbrowser. Sie können auf die Weboberfläche vom PC, Smartphone, Tablet, iPhone oder iPad zugreifen.

Inklusive Schichtarbeit-Erfassung

Unser günstiges Zeiterfassungssystem kann auch Schichtarbeit und Teilzeit erfassen. Das ist besonders wichtig, wenn es viele Mitarbeiter gibt, die auf Teilzeit oder nur auf Zeit arbeiten wie z.B. Leiharbeiter oder Azubis.

Erfassen von auftragsbezogener Arbeit

Sie können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einzelnen Aufträgen und Projekten zugeordnet erfassen. Eine attraktive Funktion besonders für kleinere Werkstätten oder projektbezogene Arbeit.

Pausenerfassung

Wenn Sie genau wissen wollen, wie oft ein Mitarbeiter Pause gemacht hat, können Sie das mit unserem System erfassen.

Eintragung von Krankmeldungen

Krankmeldungen der Mitarbeiter können einfach und unkompliziert in unserem System erfasst werden.

Automatische Erkennung von fehlenden Buchungen

Falls ein Mitarbeiter vergessen hat seine Arbeitszeit ein- und auszustechen, oder falls er aufgrund einer Dienstreise nicht im Betrieb war, erkennt unser System die fehlende Buchung des Mitarbeiters. Die fehlenden Zeiten können nachträglich manuell eingetragen werden.

Urlaubsverwaltung

Unser günstiges Zeiterfassungssystem kann zudem die komplette Urlaubsverwaltung Ihrer Mitarbeiter erfassen und verwalten.

Datenexport als Excel- und PDF-Datei möglich

Sie können die erfassten Daten zur Verwaltung als Excel- oder PDF-Dateien exportieren, z. B. für steuerliche Zwecke oder die Lohnbuchhaltung.

Mit WLAN-Funktion

Damit Sie bei der Implementierung unseres Zeiterfassungssystems keine Probleme mit der Internetverbindung haben, ist unser System WLAN-fähig. Damit sparen Sie viel Zeit und Mühe bei der Inbetriebnahme unserer Zeiterfassungsterminals.

ROI: Was bringt uns eine Zeiterfassung ohne monatliche Kosten?

Rechenbeispiel: Manuelle vs. Digitale Zeiterfassung

Manuelle Zeiterfassung (30 Mitarbeiter):

• 5 Minuten Aufwand pro Mitarbeiter/Tag
• 30 Mitarbeiter × 5 Minuten = 150 Minuten = 2,5 Stunden/Tag
• Bei 20 Arbeitstagen/Monat = 50 Stunden/Monat
• Bei durchschnittlichem Stundenlohn HR (25 €) = 1.250 € monatliche Personalkosten
• Pro Jahr: 15.000 € nur für manuelle Zeiterfassung!

Digitale Zeiterfassung (ZFDM):

• Einmalige Anschaffung: ca. 3.400 €
• Zeitaufwand: nahezu 0 (automatisch)
• Amortisation nach ca. 3 Monaten!
• Ersparnis ab Jahr 2: 15.000 € jährlich

Weitere versteckte Kosten, die wegfallen:

• ❌ Fehlerhafte Stundenzettel (Nacharbeit, Korrekturen)
• ❌ Excel-Chaos (Mehrfachversionen, fehlende Daten)
• ❌ Rechtsunsicherheit (Bußgelder bis 30.000 €)
• ❌ Unzufriedene Mitarbeiter (hohe Fluktuation)

ZFDM Lösung: Zeiterfassung ohne Abo-Falle

Keine monatlichen Gebühren – nur einmalige Anschaffung

Im Vergleich zu anderen Anbietern haben wir, trotz aller notwendigen Produkteigenschaften, den Preis günstig gestaltet.

Sie haben:

• ✅ Keine monatlichen Gebühren (wie z.B. Zahlung pro Mitarbeiter pro Monat)
• ✅ Kostenlose Updates auf Lebenszeit
• ✅ Unbegrenzter Support im ersten Jahr kostenlos
• ✅ 14 Tage kostenlos testen – unverbindlich und ohne Risiko

Was ist im Paket enthalten?

• 1× Zeiterfassungsterminal (Chip, Fingerprint oder Gesichtserkennung)
• Alle notwendigen RFID-Chips für Ihre Mitarbeiter
• Webbasierte Software-Lizenz (unbegrenzte Nutzer)
• Mobile App für iOS und Android (kostenlos)
• Onboarding & Schulung
• Support im ersten Jahr inklusive

Fazit: Investieren Sie klug – nicht dauerhaft

Digitale Zeiterfassung ohne monatliche Kosten ist die klügste Investition für kleine und mittelständische Unternehmen. Während Abo-Modelle Sie Jahr für Jahr belasten, amortisiert sich ein Einmalkauf bereits nach wenigen Monaten – und spart Ihnen danach jährlich Tausende Euro.

Noch keine digitale Zeiterfassung?

Testen Sie jetzt 14 Tage kostenlos unser Zeiterfassungssystem von ZFDM – intuitiv, webbasiert, DSGVO-konform und ohne monatliche Kosten.

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