Zeiterfassung Kleinbetriebe: Methoden im Vergleich

Stempeluhr, App, Excel-Tabelle oder handschriftlicher Stundenzettel - die Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung sind vielfältig. Doch welche Methode ist für Kleinbetriebe tatsächlich erlaubt? Und wer trägt die Verantwortung für die korrekte Dokumentation? Dieser Artikel gibt Ihnen einen klaren Überblick über die erlaubten Erfassungsmethoden und hilft Ihnen bei der Entscheidung für die passende Lösung.

Sind Stempeluhren Pflicht?

Nein, Stempeluhren sind nicht verpflichtend vorgeschrieben. Das Gesetz fordert lediglich ein System zur Arbeitszeiterfassung, ohne eine bestimmte Technologie vorzuschreiben. Arbeitgeber können zwischen verschiedenen Methoden wählen: handschriftliche Aufzeichnungen, Excel-Tabellen, Apps oder elektronische Terminals.

Für Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sieht der aktuelle Gesetzesentwurf sogar eine Befreiung von der elektronischen Erfassungspflicht vor. Das bedeutet: Auch ein einfacher Stundenzettel erfüllt die gesetzlichen Anforderungen. Wer allerdings von Anfang an auf eine digitale Lösung setzt, spart langfristig Verwaltungsaufwand.

Welche Alternativen stehen Ihnen konkret zur Verfügung?

Welche Alternativen zu Stempeluhren gibt es?

Neben klassischen Stempeluhren können Arbeitgeber digitale Zeiterfassungs-Apps, webbasierte Softwarelösungen oder einfache Stundenzettel nutzen. Für Kleinbetriebe reichen oft einfache manuelle Methoden aus, die keine Investition in Hardware erfordern.

Die gängigsten Methoden im Überblick:

• Handschriftliche Stundenzettel: Kostengünstig, aber fehleranfällig und aufwendig in der Auswertung
• Excel-Tabellen: Flexibel, aber ohne Manipulationsschutz und mit manuellem Übertragungsaufwand
• Zeiterfassungs-Apps: Mobil nutzbar, oft aber mit laufenden Lizenzkosten pro Nutzer
• Terminals mit RFID-Chip: Manipulationssicher, einmalige Investition, keine laufenden Kosten

Wer ein Terminal mit RFID-Chip wählt, kombiniert Rechtssicherheit mit dauerhaft niedrigen Kosten. Für Betriebe mit Bedarf an besonders hoher Sicherheit bietet sich ein Terminal mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung an.

Doch ab wann lohnt sich der Umstieg auf ein digitales System?

Wann lohnt sich eine Stempeluhr für Kleinbetriebe?

Eine Stempeluhr oder ein Terminal kann sich für Betriebe mit festem Standort und dem Wunsch nach manipulationssicherer Erfassung lohnen. Die höhere Anfangsinvestition wird durch wegfallende laufende Lizenzkosten und geringeren Verwaltungsaufwand ausgeglichen.

Folgende Kriterien sprechen für ein digitales Terminal:

• Fester Standort: Mitarbeiter kommen täglich ins Büro, die Werkstatt oder die Praxis
• Manipulationssicherheit: Sie möchten sicherstellen, dass die erfassten Zeiten korrekt sind
• Automatische Auswertung: Überstunden, Nachtzuschläge und Urlaubstage werden automatisch berechnet
• Keine laufenden Kosten: Einmalige Investition statt monatlicher Lizenzgebühren

Ein ZFDM-Terminal amortisiert sich bei einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern bereits nach 3-4 Monaten gegenüber App-Lösungen mit monatlichen Gebühren. Vergleichen Sie die Preise und rechnen Sie selbst.

Unabhängig von der gewählten Methode stellt sich die Frage: Wer trägt eigentlich die Verantwortung für die korrekte Erfassung?

Wer ist für die Zeiterfassung verantwortlich?

Der Arbeitgeber trägt die Verantwortung für die Zeiterfassung, kann diese Aufgabe aber an Mitarbeiter delegieren. In der Praxis erfassen Arbeitnehmer ihre Zeiten oft selbst auf Stundenzetteln, die der Arbeitgeber dann kontrolliert und aufbewahrt. Die Delegation entbindet den Arbeitgeber nicht von seiner Kontrollpflicht.

Dürfen Mitarbeiter ihre Zeit selbst erfassen?

Ja, Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeit selbst dokumentieren. Der Arbeitgeber muss jedoch sicherstellen, dass die Erfassung ordnungsgemäß erfolgt und die Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Bei Unstimmigkeiten trägt der Arbeitgeber die Verantwortung.

Bei manuellen Methoden wie Stundenzetteln ist die Kontrolle aufwendiger als bei digitalen Systemen, die automatisch auf Unstimmigkeiten hinweisen. Ein Terminal mit Chip-Karte dokumentiert die Zeiten fälschungssicher - ohne zusätzlichen Kontrollaufwand für den Arbeitgeber.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Aufzeichnungen über die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch eine längere Aufbewahrung von mindestens drei Jahren.

Bei Papierstundenzetteln bedeutet das: Ordner anlegen, systematisch ablegen und vor Verlust schützen. Ein digitales System archiviert die Daten automatisch und macht sie bei Bedarf sofort verfügbar.

Fazit

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Erfassungsmethode vor - vom Stundenzettel bis zum digitalen Terminal ist alles erlaubt. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, auch wenn Mitarbeiter die Zeiten selbst eintragen. Für Kleinbetriebe lohnt sich der Blick auf die Gesamtkosten: Manuelle Methoden sind anfangs günstiger, verursachen aber dauerhaft Aufwand und Fehlerrisiken.

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