Zeiterfassung Pflicht Kleinbetriebe: Gesetzeslage 2026

Als Inhaber eines Kleinbetriebs stehen Sie vor einer klaren gesetzlichen Anforderung: Die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter müssen dokumentiert werden. Doch die Informationslage ist unübersichtlich - zwischen BAG-Urteil, Gesetzesentwürfen und widersprüchlichen Meldungen verliert man schnell den Überblick. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichten für Ihren Betrieb tatsächlich gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie die Anforderungen mit minimalem Aufwand erfüllen.

Ist die Zeiterfassung in Kleinbetrieben gesetzlich vorgeschrieben?

Ja, Zeiterfassung ist für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes in unionskonformer Auslegung. Die Unternehmensgröße spielt dabei keine Rolle - auch Kleinbetriebe mit nur einem Mitarbeiter sind betroffen.

Welche Ausnahmen gibt es für Kleinbetriebe?

Kleinbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sind lediglich von der Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung befreit. Für diese Betriebe genügen nach dem aktuellen Gesetzesentwurf weiterhin manuelle Aufzeichnungen wie handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen. Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt jedoch bestehen.

Welche weiteren Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht es gibt, erfahren Sie in unserem separaten Ratgeber.

Warum gilt die Pflicht auch für kleine Unternehmen?

Die Zeiterfassungspflicht dient dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer gemäß der europäischen Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG. Der EuGH hat 2019 entschieden, dass alle Mitgliedstaaten Arbeitgeber zur Einführung eines objektiven und zugänglichen Erfassungssystems verpflichten müssen. Diese Schutzfunktion gilt unabhängig von der Betriebsgröße.

Welche Strafen drohen Kleinbetrieben bei Verstößen?

Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Zusätzlich tragen Arbeitgeber bei fehlender Dokumentation die Beweislast in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten um Überstunden, was zu erheblichen Nachzahlungen führen kann. Alle Details zu den Strafen und Konsequenzen bei fehlender Zeiterfassung finden Sie in unserem Ratgeber.

Doch seit wann genau besteht diese Pflicht, und was hat sich seitdem verändert?

Seit wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 für alle Arbeitgeber in Deutschland. Ein konkretes Arbeitszeiterfassungsgesetz mit detaillierten Vorgaben wurde bisher nicht verabschiedet, die Pflicht besteht aber bereits jetzt. Der Koalitionsvertrag 2025 sieht Übergangsfristen für die Einführung der verpflichtenden elektronischen Zeiterfassung vor.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Eine gesetzliche Übergangsfrist existiert derzeit nicht, da das konkrete Arbeitszeiterfassungsgesetz noch nicht verabschiedet wurde. Das BAG-Urteil gilt unmittelbar - Arbeitgeber müssen also bereits heute ein Erfassungssystem einführen. Der Gesetzesentwurf des BMAS sah ursprünglich gestufte Fristen je nach Betriebsgröße vor.

Was bedeutet das BAG-Urteil konkret?

Das BAG hat festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst werden kann. Diese Auslegung folgt der EuGH-Entscheidung aus 2019.

Eine häufig gestellte Folgefrage lautet: Gilt die Pflicht auch 2025 noch unverändert?

Ist Zeiterfassung Pflicht 2025?

Ja, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt 2025 für alle Arbeitgeber in Deutschland. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Pflicht bereits 2022 festgestellt - sie ist also keine neue Regelung für 2025. Ein konkretes Arbeitszeiterfassungsgesetz mit elektronischer Erfassungspflicht wurde bisher nicht verabschiedet, die grundsätzliche Dokumentationspflicht besteht aber unverändert.

Was ändert sich 2025?

Der im April 2025 präsentierte Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD enthält Pläne für eine verpflichtende Zeiterfassung mit Übergangsfristen. Wann diese Regelungen in Kraft treten, ist noch offen. Arbeitgeber sollten nicht auf neue Gesetze warten, sondern die bestehende Pflicht bereits umsetzen.

Drohen 2025 neue Strafen?

Die bestehenden Sanktionsmöglichkeiten gelten weiterhin: Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß sind möglich. Neue, verschärfte Strafvorschriften treten nicht automatisch zum Jahreswechsel in Kraft, da das konkrete Arbeitszeiterfassungsgesetz noch nicht verabschiedet wurde.

Nachdem die zeitliche Einordnung geklärt ist, stellt sich die nächste Frage: Welche Betriebe genau sind von der Zeiterfassungspflicht betroffen?

Welche Betriebe müssen Arbeitszeit erfassen?

Alle Betriebe in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, unabhängig von Größe oder Branche. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass diese Pflicht für jeden Arbeitgeber gilt. Auch Kleinbetriebe mit nur einem Angestellten sind betroffen - lediglich die Art der Erfassung kann variieren.

Gibt es Unterschiede nach Betriebsgröße?

Der Gesetzesentwurf des BMAS sieht vor, dass Kleinbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten von der elektronischen Zeiterfassung befreit sind. Diese Betriebe dürfen die Arbeitszeit weiterhin manuell dokumentieren. Die grundsätzliche Erfassungspflicht gilt aber für alle Betriebsgrößen.

Welche Branchen haben besondere Regelungen?

Im Baugewerbe, Gaststättengewerbe und bei Speditionen gelten laut § 17 MiLoG bereits seit 2015 verschärfte Dokumentationspflichten für Mindestlohn-Beschäftigte. Diese Regelungen bestehen zusätzlich zur allgemeinen Zeiterfassungspflicht. Wie Zeiterfassung speziell für Kleinbetriebe in der Praxis funktioniert, zeigen wir Ihnen auf unserer Branchenseite.

Für Kleinbetriebe stellt sich nun die konkrete Frage: Was genau muss dokumentiert werden, und welche Erfassungsmethoden sind erlaubt?

Was müssen Kleinbetriebe bei der Arbeitszeiterfassung beachten?

Auch Kleinbetriebe müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass diese Pflicht für alle Arbeitgeber gilt, unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Kleinbetriebe mit weniger als 10 Beschäftigten dürfen jedoch auf manuelle Erfassungsmethoden zurückgreifen.

Welche Erfassungsmethoden sind für Kleinbetriebe erlaubt?

Kleinbetriebe können zwischen verschiedenen Methoden wählen: handschriftliche Stundenzettel, Excel-Tabellen oder digitale Lösungen wie Apps oder Terminals. Der Gesetzesentwurf sieht für Betriebe unter 10 Mitarbeitern keine Pflicht zur elektronischen Erfassung vor.

Wer trotzdem von Anfang an auf eine digitale Lösung setzt, spart langfristig Verwaltungsaufwand und ist für zukünftige Gesetzesänderungen gerüstet. Ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip macht die Erfassung manipulationssicher - ohne laufende Kosten.

Was müssen Kleinbetriebe dokumentieren?

Dokumentiert werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Überstunden. Die Aufzeichnungen müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Eine Dokumentation der Pausenzeiten empfiehlt sich zur zusätzlichen Absicherung.

Fazit: Zeiterfassung im Kleinbetrieb ist Pflicht - aber kein Hexenwerk

Die Gesetzeslage ist eindeutig: Seit dem BAG-Beschluss 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen - auch Kleinbetriebe. Die gute Nachricht: Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern dürfen auf manuelle Methoden zurückgreifen. Und ein digitales System muss weder teuer noch kompliziert sein.

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