Als Inhaber eines Kleinbetriebs stehen Sie vor der Frage: Wie setze ich die Zeiterfassungspflicht korrekt um - ohne unnötigen Aufwand und ohne hohe laufende Kosten? Seit dem BAG-Urteil 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit dokumentieren, unabhängig von der Betriebsgröße. Dieser Leitfaden gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über Pflichten, Ausnahmen, Konsequenzen und die besten Erfassungsmethoden für Ihren Betrieb.
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht für alle: Seit dem BAG-Beschluss 2022 müssen alle Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen - auch Kleinbetriebe mit nur einem Mitarbeiter. Mehr zur Gesetzeslage
- Wenige Ausnahmen: Nur echte leitende Angestellte mit Personalverantwortung, Chefärzte und Leiter öffentlicher Dienststellen sind befreit. Alle Ausnahmen im Detail
- Empfindliche Strafen: Bußgelder bis 30.000 Euro, Beweislastumkehr bei Überstunden-Klagen und Probleme bei Betriebsprüfungen. Konsequenzen kennen
- Freie Methodenwahl: Stundenzettel, Excel, App oder Terminal - das Gesetz schreibt keine bestimmte Methode vor. Kleinbetriebe unter 10 Mitarbeitern dürfen manuell erfassen. Methoden vergleichen
Ist Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht?
Ja, Zeiterfassung ist für alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend - ohne Ausnahme nach Betriebsgröße. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes.
Auch wenn ein konkretes Arbeitszeiterfassungsgesetz noch nicht verabschiedet wurde: Die Pflicht gilt bereits jetzt. Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD sieht Übergangsfristen für die elektronische Erfassung vor - die grundsätzliche Dokumentationspflicht bleibt davon unberührt.
Für Kleinbetriebe gibt es eine Erleichterung: Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten müssen nach aktuellem Gesetzesentwurf nicht zwingend elektronisch erfassen. Handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Tabellen genügen. Dokumentiert werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Mehr dazu: Ist Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht? Alles zur Gesetzeslage
Wer ist von der Zeiterfassung befreit?
Die Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht sind deutlich enger gefasst, als viele Arbeitgeber annehmen. Vom Arbeitszeitgesetz befreit sind lediglich:
- Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG mit echter Personalverantwortung (Befugnis zur selbstständigen Einstellung und Entlassung)
- Chefärzte
- Leiter öffentlicher Dienststellen und ihre Vertreter
- Arbeitnehmer in häuslicher Gemeinschaft mit eigenverantwortlichen Pflege- oder Betreuungsaufgaben
Die bloße Bezeichnung als Führungskraft im Arbeitsvertrag reicht nicht aus. Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel keine Arbeitnehmer und fallen daher ohnehin nicht unter die Erfassungspflicht. Minijobber, Praktikanten und Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit müssen dagegen Arbeitszeiten dokumentieren.
Ob die Befreiungen des Arbeitszeitgesetzes auch auf die neue Erfassungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz übertragbar sind, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt.
Mehr dazu: Wer ist von der Zeiterfassung befreit? Ausnahmen im Überblick
Welche Strafen drohen ohne Zeiterfassung?
Wer die Zeiterfassungspflicht nicht umsetzt, geht gleich drei Risiken ein:
Bußgelder bis 30.000 Euro: Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz können als Ordnungswidrigkeit mit Geldbußen nach § 25 ArbZG geahndet werden. Die Höhe richtet sich nach der Schwere des Verstoßes, der Betriebsgröße und ob bereits Verwarnungen vorliegen.
Beweislastumkehr bei Überstunden: Ohne Dokumentation muss der Arbeitgeber nachweisen, dass keine Überstunden geleistet wurden. Gelingt das nicht, sind die vom Arbeitnehmer behaupteten Stunden zu vergüten - das kann bei mehreren Mitarbeitern schnell fünfstellige Beträge erreichen.
Probleme bei Betriebsprüfungen: Die Arbeitsschutzbehörde kann Anordnungen zur Einführung eines Erfassungssystems treffen. Finanzamt und Sozialversicherungsträger können bei fehlenden Aufzeichnungen Schätzungen zuungunsten des Arbeitgebers vornehmen.
Mehr dazu: Keine Zeiterfassung: Welche Strafen und Konsequenzen drohen?
Wie müssen Kleinbetriebe Arbeitszeit erfassen?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Erfassungsmethode vor. Kleinbetriebe können zwischen manuellen und digitalen Lösungen wählen:
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Stundenzettel | Keine Kosten, sofort einsetzbar | Fehleranfällig, aufwendige Auswertung |
| Excel-Tabelle | Flexibel, kostenlos | Kein Manipulationsschutz, manueller Aufwand |
| Zeiterfassungs-App | Mobil nutzbar, automatische Auswertung | Laufende Lizenzkosten pro Nutzer |
| Terminal mit RFID-Chip | Manipulationssicher, automatische Auswertung | Höhere Anfangsinvestition |
Die Verantwortung für die korrekte Zeiterfassung liegt beim Arbeitgeber. Mitarbeiter dürfen ihre Zeiten selbst eintragen, aber der Arbeitgeber muss die Erfassung kontrollieren und die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Mehr dazu: Stempeluhr, App oder Stundenzettel: Wie müssen Kleinbetriebe Arbeitszeit erfassen?
ZFDM: Zeiterfassung speziell für Kleinbetriebe
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- Einmaliger Kaufpreis - keine monatlichen Gebühren, keine Lizenzkosten pro Nutzer
- Plug-and-Play - Terminal an die Wand hängen, ins WLAN einbinden, über den Browser steuern
- Manipulationssicher - Erfassung per RFID-Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung
- Automatische Lohnvorbereitung - Überstunden, Zuschläge und Urlaubstage werden automatisch berechnet
- Lokale Datenspeicherung - keine Cloud, DSGVO-konform, Daten sicher in Ihren Händen
- Skalierbar - wächst mit Ihrem Betrieb, bis zu 2.000 Mitarbeiter
Bei einem Betrieb mit 5 Mitarbeitern amortisiert sich die Investition gegenüber App-Lösungen mit monatlichen Gebühren bereits nach 3-4 Monaten. Mehr zur Zeiterfassung speziell für Kleinbetriebe finden Sie auf unserer Branchenseite.
Fazit
Die Zeiterfassungspflicht betrifft jeden Arbeitgeber in Deutschland - auch Kleinbetriebe mit nur einem Mitarbeiter. Die Ausnahmen sind eng gefasst, die Konsequenzen bei Verstößen erheblich. Die gute Nachricht: Die Umsetzung muss weder kompliziert noch teuer sein.
Ob Sie mit einem einfachen Stundenzettel starten oder direkt auf ein digitales Terminal setzen - wichtig ist, dass Sie jetzt handeln. Wer die Pflicht noch nicht umgesetzt hat, riskiert Bußgelder und rechtliche Nachteile.
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Quellen
Häufig gestellte Fragen
Roy Sirsendu
Gründer & Geschäftsführer, ZFDM
Roy entwickelt seit 2023 einfache und kostengünstige Zeiterfassungslösungen für KMU. Mit ZFDM verbindet er zuverlässige Hardware-Terminals mit intuitiver Software – ohne laufende Kosten.
