Zeiterfassung für Agenturen & Dienstleister
Speziell entwickelt für Agenturen, Beratungen und Dienstleister mit projektbasierter Abrechnung.
Warum Agenturen ZFDM wählen
Agenturen und Dienstleister haben besondere Anforderungen:
- Projektbezogene Erfassung: Jede Minute dem richtigen Projekt zuordnen
- Kundenabrechnung: Transparente Nachweise für Auftraggeber
- Budgetkontrolle: Projektkosten im Blick behalten
- Flexible Teams: Wechselnde Projektbesetzungen
Ihre Herausforderungen im Agentur-Alltag
Als Agentur oder Dienstleister kennen Sie diese Probleme:
- Mehrere Projekte parallel in Bearbeitung
- Teams arbeiten an verschiedenen Kundenaufträgen
- Budgets werden oft überschritten
- Abrechnung nach Aufwand ist intransparent
- Nachkalkulation nimmt viel Zeit in Anspruch
- Home-Office und Remote-Arbeit erschweren die Erfassung
Unsere Lösung für Agenturen
Projektbezogene Zeiterfassung
- Projektauswahl: Schnell zwischen Projekten wechseln
- Tätigkeitsbeschreibung: Was wurde genau gemacht?
- Kostenstellen: Mehrere pro Projekt möglich
- Phasen/Meilensteine: Detaillierte Zuordnung
- Timer-Funktion: Automatisches Stoppen und Starten
Kundenabrechnung
- Stundennachweis: Professionelle Reports für Kunden
- Stundensätze: Individuell pro Mitarbeiter/Projekt
- Rechnungsexport: Direkt aus der Zeiterfassung
- Nachweise: Was wurde wann gemacht?
- PDF-Reports: Corporate Design möglich
Budgetkontrolle
- Projektbudget: Limit festlegen
- Verbrauch in Echtzeit: Wie viel ist noch übrig?
- Warnungen: Bei Überschreitung
- Soll-Ist-Vergleich: Geplant vs. tatsächlich
- Profitabilität: Projekt-ROI berechnen
Team-Management
- Auslastung: Wer hat noch Kapazität?
- Urlaubs-/Abwesenheitsplanung: Ressourcen optimal nutzen
- Skill-Matrix: Wer kann was?
- Team-Dashboard: Übersicht für Projektleiter
Typische Einsatzbereiche
- Werbeagenturen: Kampagnen, Kreation, Produktion
- Digitalagenturen: Web-Entwicklung, Design, Marketing
- PR-Agenturen: Pressearbeit, Events, Social Media
- Unternehmensberatung: Projekte, Workshops, Analysen
- IT-Dienstleister: Software-Entwicklung, Support
- Rechts-/Steuerberater: Mandantenabrechnung
Erfolgsgeschichten aus Agenturen
“Als digitale Agentur mit 30 Mitarbeitern arbeiten wir an über 50 Projekten gleichzeitig. ZFDM gibt uns endlich die Transparenz, die wir brauchen – sowohl intern als auch gegenüber unseren Kunden.” - Michael Schulz, Geschäftsführer Digital Pioneers GmbH
Besondere Features für Agenturen
- Multi-Projekt-Zeiterfassung: Mehrere Zeiten parallel erfassen
- Retainer-Verwaltung: Monatliche Kontingente verwalten
- Nicht-abrechenbare Zeiten: Interne Projekte separieren
- Zuschläge: Überstunden, Wochenende, Feiertage
- Reisezeiten: Separate Erfassung
- Spesen: Direkt mit Projektzeit erfassen
Integrationen
- Projektmanagement: Jira, Asana, Monday, Trello
- Rechnungsstellung: Lexoffice, Sevdesk, FastBill
- DATEV: Für Buchhaltung
- Slack/Teams: Zeiterfassung aus Chat heraus
- API: Eigene Tools anbinden
Auswertungen & Reports
- Projektberichte: Detailliert nach Tätigkeit
- Mitarbeiter-Reports: Wer hat was gemacht?
- Kunden-Übersicht: Alle Projekte eines Kunden
- Zeitraum-Analysen: Woche, Monat, Quartal, Jahr
- Export: Excel, CSV, PDF
- Dashboards: Individuelle KPIs
Home-Office & Remote-Work
- Ortsunabhängig: Von überall erfassen
- Browser-Plugin: Direkt aus dem Browser starten
- Desktop-App: Für Windows und Mac
- Mobile App: iOS und Android
- Automatische Synchronisation: Alle Geräte aktuell
Rechtssicherheit
- Arbeitszeitgesetz: Automatische Prüfung
- DSGVO-konform: Höchste Datensicherheit
- Änderungshistorie: Wer hat was wann geändert?
- Genehmigungsprozess: Optional aktivierbar
- Archivierung: Gesetzeskonforme Aufbewahrung
Abrechnung optimieren
- Fakturierbare Stunden: Auf einen Blick
- Nicht-fakturierbare Zeiten: Interne Kosten sichtbar
- Profit-Analyse: Welche Projekte sind profitabel?
- Kalkulation verbessern: Aus Erfahrungswerten lernen
Für jedes Team-Modell
- Festangestellte: Normale Arbeitszeiterfassung
- Freelancer: Externe Projektmitarbeiter
- Teilzeit: Flexible Arbeitszeitmodelle
- Praktikanten: Befristete Erfassung
- Werkstudenten: Maximale Stundenzahl beachten
Einfache Einführung
- Kickoff-Workshop: Projektstruktur analysieren
- System-Einrichtung: Projekte, Teams, Stundensätze
- Schulung: Online oder vor Ort
- Pilotphase: Mit ausgewähltem Team starten
- Rollout: Schrittweise für alle Mitarbeiter
Zeiterfassungssysteme für Agenturen
Mit einem Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeit sekundenschnell. Alternativ stehen Fingerabdruck-Terminals und Gesichtserkennung zur Verfügung.
Preise und Pakete
ZFDM wird einmalig gekauft - ohne monatliche Lizenzgebühren oder versteckte Kosten. Informieren Sie sich über unsere Preise - einmalige Anschaffung ohne laufende Kosten.
Mehr zur gesetzlichen Lage erfahren Sie in unserem Ratgeber Zeiterfassung für Kleinbetriebe: alles zur Gesetzeslage 2026.
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