Zeiterfassung mit Chip: RFID-Terminal kaufen ab 589€ netto, ohne Abo. Inkl. 10 Chips. Kontaktlos stempeln in unter 1 Sekunde. DSGVO-konform.
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Zuletzt aktualisiert: Juni 2026
Funktionsumfang
Umfassende Verwaltungsfunktionen mit ZfdM - Zeiterfassung mit Chip für den Mittelstand.
Die komplette Mitarbeiter-Datenverwaltung erfolgt über Ihren üblichen Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox usw.) - jetzt noch effizienter dank unserer Chip-Technologie. Sie können auf die Weboberfläche vom jedem PC oder Mac, Smartphone, Tablet, iPhone oder iPad zugreifen.
Sie können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter einzelnen Aufträgen und Projekten zuordnen. Dieses Feature ist besonders attraktiv für kleinere Werkstätten und Betriebe, wo Projekte einzeln abgerechnet werden.
Unsere Chip-Technologie ermöglicht das präzise Ein- und Ausstempeln unter Tags für eine genauere Erfassung der Pausenzeiten sowie die Erfassung und Bearbeitung von Krankheits- und Ausfallzeiten.
Im System sind zentral verschiedene Tarife und Aufschläge zu hinterlegen, die automatisch für konkrete personelle Belastungen der Mitarbeiter als Pauschalen für die Lohnbuchhaltung ausgewiesen werden.
Im System können differenzierte Tarife für definierte Leistungen und Arbeitszeiten/Zeitspannen definiert werden, um so die individuelle Vergütung von Nachtzuschlägen in der Gehaltsabrechnung zu automatisieren bzw. vereinfachen.
Die integrierte Plausibilitätsprüfung der erfassten Daten (z.B. wenn Dateneingaben von Mitarbeitern vergessen oder wegen Dienstreisen nicht erfolgt sind) vermeidet Probleme in der Auswertung.
Die Beantragung von Urlaubstagen durch die Mitarbeiter und die Genehmigung durch den Vorgesetzten erfolgen dezentral über die Weboberfläche.
Ob im Urlaub, krank oder verfügbar - der jeweilige Mitarbeiter-Status wird in einem übersichtlichen Dashboard dargestellt.
Im System können für eine transparente Personalplanung auch tage-, wochen- und monatsweise individuelle Dienstpläne integriert werden. Sie erleichtern die Abrechnung und das Monitoring in der Personalplanung und helfen den Angestellten dabei, Ihre Dienste im Blick zu behalten.
Existierende Mitarbeiterdaten können problemlos importiert werden. Erfassten Daten zur Verwaltung können als Excel- oder PDF-Dateien exportiert werden.
Eine Zeiterfassung mit Chip erfasst Arbeitszeiten per RFID-Chipkarte oder Schlüsselanhänger am Terminal - kontaktlos in unter einer Sekunde. Die Anschaffung startet bei 589 Euro einmalig, ohne laufende Abo-Kosten. Zeiterfassungssysteme mit Chip sind die günstigste und einfachste Methode zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil 2022.
Zeiterfassung mit Chip und klassische Zeiterfassungssysteme mit Chip sind die beliebteste Methode zur Arbeitszeiterfassung in Kleinbetrieben und Mittelstand. Als Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe sind sie besonders beliebt, weil sie ohne Schulung bedienbar sind. Ihre Mitarbeiter erhalten einen persönlichen RFID-Chip in Form einer Karte oder eines Schlüsselanhängers. Zum Stempeln halten sie den Chip einfach kurz vor das Terminal - die Erfassung erfolgt kontaktlos und in weniger als einer Sekunde. Die RFID-Zeiterfassung kommt dabei ohne Cloud und ohne Biometrie aus - zwei Punkte, die Einrichtung und Datenschutz deutlich vereinfachen.
Unser RFID-System ist besonders robust und eignet sich ideal für den Einsatz in Produktionshallen, Werkstätten, Büros oder an mehreren Standorten. Die Chips sind langlebig und funktionieren auch bei alltäglicher Beanspruchung zuverlässig.
Datenschutz hat bei uns höchste Priorität. Alle erfassten Daten werden verschlüsselt übertragen und auf deutschen Servern gespeichert. Die Chips sind personengebunden und können nicht weitergegeben werden. Eine Manipulation ist technisch ausgeschlossen.
Warum Einmalkauf statt Abo? Zum Kostenvergleich
Über die intuitive Web-Oberfläche verwalten Sie alle Mitarbeiter, Chips und Arbeitszeiten zentral. Neue Mitarbeiter legen Sie in wenigen Sekunden an. Bei Verlust eines Chips sperren Sie ihn einfach und erstellen einen neuen.
Eine Zeiterfassung mit Chip ist bereits ab 589 EUR einmalig erhältlich - ohne monatliche Folgekosten. Im Vergleich dazu kosten cloudbasierte Abo-Lösungen für fünf Mitarbeiter zwischen 30 und 75 EUR pro Monat, was über drei Jahre auf 1.080 bis 2.700 EUR hinausläuft. Die Einmallösung amortisiert sich je nach Betriebsgröße bereits im ersten oder zweiten Jahr. Weitere Chips können günstig nachbestellt werden.
Alle Kostenbestandteile im Überblick:
| Komponente | Kosten |
|---|---|
| RFID-Terminal inkl. Software (Starter, bis 10 Mitarbeiter) | ab 589 EUR einmalig |
| RFID-Terminal inkl. Software (Medium, bis 30 Mitarbeiter) | ab 939 EUR einmalig |
| 10 RFID-Chips | im Starterpaket inklusive |
| Zusätzlicher oder Ersatz-Chip | 5 bis 10 EUR pro Stück |
| Software-Updates und 24/7-Support mit Chroni | 0 EUR - dauerhaft inklusive |
| Monatliche Gebühren | 0 EUR - kein Abo |
So entwickeln sich die Gesamtkosten über die Jahre - Einmalkauf gegen ein typisches Cloud-Abo mit 6 bis 15 EUR pro Mitarbeiter und Monat:
| Zeitraum | ZFDM Einmalkauf | Cloud-Abo (5 Mitarbeiter) | Cloud-Abo (10 Mitarbeiter) |
|---|---|---|---|
| 1 Jahr | 589 EUR | 360 bis 900 EUR | 720 bis 1.800 EUR |
| 3 Jahre | 589 EUR | 1.080 bis 2.700 EUR | 2.160 bis 5.400 EUR |
| 5 Jahre | 589 EUR | 1.800 bis 4.500 EUR | 3.600 bis 9.000 EUR |
Ein einzelner RFID-Chip kostet in der Regel zwischen 5 und 10 EUR. Im ZFDM-Starterpaket sind 10 Chips bereits inklusive - für die meisten Kleinbetriebe reicht das direkt aus. Werden weitere Chips benötigt, können diese einfach nachbestellt werden. Geht ein Chip verloren, wird er in der Software gesperrt und ein neuer Chip zugewiesen - ohne Systemausfall und ohne zusätzliche Einrichtungskosten.
Zum Vergleich: Einfache RFID-Tags ohne Gehäuse kosten in der Industrie nur wenige Cent bis etwa 1 EUR. Für die Zeiterfassung kommen jedoch robuste, personengebundene Chips als Schlüsselanhänger oder Karte zum Einsatz - daher der Stückpreis von 5 bis 10 EUR.
Was kostet die Zeiterfassung für Ihren Betrieb?
Vergleichen Sie alle Pakete oder berechnen Sie in 30 Sekunden, wie viel Sie gegenüber einem Abo-Modell sparen.
Jeder Mitarbeiter erhält einen personalisierten RFID-Chip - als Karte oder Schlüsselanhänger. Zum Stempeln wird der Chip kurz vor das Terminal gehalten. Das Terminal erkennt den Chip per Funkfrequenz und bucht die Kommen- oder Gehen-Buchung in unter einer Sekunde. Die Daten werden direkt im Netzwerk gespeichert und können über eine Browser-Oberfläche ausgewertet, exportiert und für die Lohnbuchhaltung aufbereitet werden.
Die Technik dahinter ist bewährt: Der Chip enthält einen passiven Transponder ohne Batterie, der seine Energie aus dem Funkfeld des Terminals bezieht. Dadurch sind die Chips praktisch unbegrenzt haltbar und komplett wartungsfrei. Wie die RFID-Technik im Detail arbeitet, erklärt unser Ratgeber Was ist ein RFID-Chip?
RFID steht für “Radio Frequency Identification” und bezeichnet die Funk-Technologie, die zur kontaktlosen Datenübertragung genutzt wird. Der Chip ist der physische Träger dieser Technologie - also die Karte oder der Schlüsselanhänger, den der Mitarbeiter täglich mit sich führt. Eine Zeiterfassung mit Chip meint daher konkret: ein RFID-Transponder als handliches Objekt, das mit einem RFID-fähigen Terminal kommuniziert.
Ein Zeiterfassungschip ist in verschiedenen Bauformen erhältlich. Der Schlüsselanhänger (Keyfob) ist die beliebteste Variante: robust, immer am Schlüsselbund dabei und unempfindlich gegen Stöße und Feuchtigkeit. Die Chipkarte im Scheckkartenformat passt ins Portemonnaie und kann gleichzeitig als Mitarbeiterausweis mit Namen und Foto dienen. Technisch arbeiten beide identisch - als Transponder, der seine Kennung kontaktlos an das Terminal überträgt.
Bei den Frequenzen haben sich zwei Standards etabliert: 125-kHz-Chips (Niederfrequenz) sind die einfache, bewährte Lösung für die Identifikation am Terminal. 13,56-MHz-Chips (z. B. MIFARE) bieten zusätzliche Verschlüsselung und sind mit NFC kompatibel. Für die reine Zeiterfassung sind beide Varianten gleichermaßen zuverlässig.
Ob Büro, Werkstatt oder Baustelle: Entscheidend ist weniger das Klima als der Montageort des Terminals. Die Chips selbst sind unempfindlich gegen Schmutz, Staub und Feuchtigkeit - und funktionieren auch mit Arbeitshandschuhen.
🏢 Büro & Praxis
Terminal am Eingang oder im Flur. Kontaktloses Stempeln ohne Wartezeit, auch bei Stoßzeiten am Schichtbeginn.
🏭 Werkstatt & Produktion
Chips funktionieren mit Handschuhen und bei Schmutz. Terminal geschützt am Hallenzugang oder Umkleidebereich montieren.
🚧 Bau & Außenbereich
Terminal wettergeschützt im Baucontainer oder am Innenzugang montieren - die robusten Chips stecken Baustellenalltag problemlos weg.
Mehr zur Terminal-Hardware, Montage und Einrichtung finden Sie auf der Seite Zeiterfassungsterminal.
Das Terminal erfasst die Zeiten vor Ort - aber was ist mit Außendienst, Montage-Teams oder Homeoffice? Dafür lässt sich die Chip-Zeiterfassung mit der ZFDM-App und der Mitarbeiter-Weboberfläche kombinieren: Mitarbeiter ohne Terminal-Zugang stempeln per Smartphone oder Browser, alle Buchungen laufen in derselben Auswertung zusammen.
In der Praxis bewährt sich die Kombination: Die Stammbelegschaft stempelt in Sekunden am Terminal, mobile Mitarbeiter über die Zeiterfassungs-App. Sie brauchen sich also nicht zwischen Terminal und App zu entscheiden - beides gehört zum selben System, ohne Aufpreis und ohne Abo.
RFID-Chips können mehr als stempeln: Dieselbe Technologie steuert in vielen Betrieben auch Türöffner und Zutrittsberechtigungen. Eine RFID-Karte lässt sich bei Bedarf als kombinierter Mitarbeiterausweis nutzen - mit Foto, Namen und Zutrittsfunktion für Gebäude oder einzelne Bereiche.
Wenn Sie neben der Zeiterfassung auch eine Zutrittslösung planen, lohnt es sich, beide Themen gemeinsam zu denken - etwa bei der Wahl des Chip-Formats und der Frequenz. Sprechen Sie uns dazu einfach in einer kostenlosen Beratung an.
Die ZFDM-Zeiterfassung speichert alle Buchungen lokal in Ihrem Unternehmensnetzwerk - nicht in einer fremden Cloud. Das hat zwei praktische Folgen: Erstens stempeln Ihre Mitarbeiter auch dann weiter, wenn die Internetverbindung ausfällt - das Terminal puffert die Buchungen zwischen und überträgt sie automatisch nach. Zweitens bleiben die Arbeitszeitdaten vollständig im Unternehmen, was die DSGVO-Bewertung deutlich vereinfacht.
Für die Auswertung greifen Sie über den Browser auf das System zu - im lokalen Netzwerk oder per gesichertem Fernzugriff. Ein Cloud-Konto oder eine Weitergabe an Dritte sind nicht erforderlich.
Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit bereitzustellen. Das Gericht stützt diese Pflicht auf § 3 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz. Für Aufzeichnungspflichten bei Mehrarbeit gilt zusätzlich § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, für Minijobs § 17 Mindestlohngesetz. Eine Zeiterfassung mit Chip erfüllt diese Anforderungen: Jede Buchung wird manipulationssicher, personenbezogen und dauerhaft dokumentiert.
Ein Vorteil gegenüber biometrischen Systemen: Der Chip verarbeitet keine biometrischen Daten, daher ist keine gesonderte Einwilligung der Mitarbeiter nach Art. 9 DSGVO erforderlich. Das macht die Einführung im Betrieb spürbar einfacher.
Ja. Bei der ZFDM-Zeiterfassung mit Chip werden alle Daten lokal im Unternehmensnetzwerk gespeichert - es gibt keine Cloud-Übertragung an externe Server. Jeder Chip ist personengebunden und eindeutig codiert, sodass eine Weitergabe oder Manipulation ausgeschlossen ist. Das System entspricht den Anforderungen der DSGVO sowie den aktuellen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung nach dem BAG-Urteil von 2022.
Kein System passt für jeden Betrieb. Damit Sie fundiert entscheiden können, hier die ehrliche Übersicht:
✓ Die Stärken
! Die Grenzen - und ihre Lösungen
Das ZFDM-System basiert auf einem Einmalkauf - es gibt keine Abonnements, keine Lizenzgebühren und keine monatlichen Kosten. Nach der einmaligen Anschaffung gehört das System vollständig dem Unternehmen. Software-Updates und Support durch den KI-Assistenten Chroni sind dauerhaft inklusive. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu vielen anderen Anbietern, die auf wiederkehrende Zahlungsmodelle setzen.
Was das konkret bedeutet: Kein Vertragsende, keine Preiserhöhung im dritten Jahr, keine Datenmigration beim Anbieterwechsel. Das Terminal arbeitet so lange, wie Ihr Betrieb es braucht - und jeder weitere Monat vergrößert den Kostenvorteil gegenüber Abo-Lösungen.
Zeiterfassung - wie Sie sein sollte: Ohne Abo, rechtssicher & stressfrei
Diese Funktionen bilden das Grundgerüst der Software und sind in der Regel ab dem Starter-Paket verfügbar.
Web-basierte Verwaltung
Die gesamte Konfiguration und Verwaltung erfolgt über einen Webbrowser (Chrome, Edge, Firefox). Es ist keine Software-Installation auf PCs oder Servern notwendig. Der Zugriff ist plattformunabhängig über PC, Mac, Tablet oder Smartphone möglich.
Echtzeit-Dashboard
Ein Übersichtsbildschirm zeigt in Echtzeit den aktuellen Status aller Mitarbeiter an (z. B. anwesend, abwesend, krank, im Urlaub oder Pause).
Plausibilitätsprüfung
Die Software erkennt automatisch unlogische Buchungen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, sich auszustempeln, oder aufgrund einer Dienstreise keine Buchung erfolgte. Dies verhindert Lücken in der Auswertung.
Abwesenheits- und Fehlzeitenverwaltung
Erfassung und Verwaltung von Krankheitstagen, Berufsschultagen oder sonstigen Fehlzeiten. Die Software ermöglicht eine präzise Dokumentation von Ausfallzeiten.
Home-Office-Modus
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit auch ohne physischen Zugriff auf das Terminal direkt über die Web-Oberfläche im Browser erfassen. Dies ist ideal für Telearbeit.
Datenexport und -import
Existierende Mitarbeiterstammdaten können importiert werden. Für die Lohnbuchhaltung lassen sich alle erfassten Zeiten und Berichte als Excel- oder PDF-Dateien exportieren.
Diese Funktionen verlagern administrative Aufgaben von der Personalabteilung hin zum Mitarbeiter, um Prozesse zu beschleunigen.
Urlaubsmanagement
Mitarbeiter können Urlaubstage direkt im Frontend per Mausklick beantragen. Vorgesetzte erhalten diese Anträge in der Software und können sie genehmigen oder ablehnen.
Korrektur-Workflow
Vergisst ein Mitarbeiter eine Buchung oder führt sie falsch aus, kann er über die Software (oder App) einen Korrekturantrag stellen, der vom Vorgesetzten geprüft wird. Manuelle Korrekturen werden separat aufgelistet.
Transparenz-Berichte
Mitarbeiter haben Einsicht in ihre eigenen Konten, einschließlich Überstunden, Minusstunden und Pausenzeiten.
Diese Funktionen sind meist Teil der erweiterten Pakete (Medium oder Pro) und dienen der komplexeren Personalsteuerung.
Auftrags- und Projektzeiterfassung
Arbeitszeiten können spezifischen Aufträgen oder Projekten zugeordnet werden. Dies ist besonders relevant für Betriebe, die projektbasiert abrechnen (z. B. Werkstätten).
Dienstplan-Verwaltung
Integration individueller Dienstpläne (tag-, wochen- oder monatsweise). Dies unterstützt das Monitoring der Personalplanung und hilft Mitarbeitern, ihre Schichten im Blick zu behalten.
Spesenaufschläge
Hinterlegung von Tarifen, die automatisch als Pauschalen bei bestimmten Belastungen ausgewiesen werden.
Nachtzuschläge
Definition von Zeitspannen, für die automatisch differenzierte Tarife bzw. Nachtzuschläge berechnet werden.
Feiertagskonfiguration
Spezifische Einstellungen für Arbeitszeiten an Feiertagen.
Funktionen, die die Infrastruktur und Sicherheit betreffen.
Lokale Datenspeicherung (No-Cloud)
Die Software speichert alle Daten lokal auf dem Zeiterfassungsgerät (Webserver). Es erfolgt keine Speicherung in einer Cloud, was die Datensouveränität beim Kunden belässt.
Standort- und Geräteerkennung
Bei Nutzung mehrerer Terminals (z. B. verschiedene Filialen) erkennt die Software, an welchem spezifischen Gerät oder Standort eine Buchung getätigt wurde. Daten werden zentral zusammengeführt.
Automatische Datensicherung
Die Software führt automatische Backups durch, die optional auf internen Netzwerkspeichern abgelegt werden können.
API-Schnittstelle (Pro-Feature)
Eine Schnittstelle, um die Zeiterfassungsdaten mit anderen externen Systemen zu verbinden.
Die mobile App erweitert die Software um Funktionen für Smartphones.
Mobiles Stempeln
Ein- und Ausloggen von unterwegs (z. B. Baustelle).
Mobile Anträge
Urlaubs- und Korrekturanträge via Smartphone.
Berichtsfilterung
Filtern von Arbeitszeiten und Aufträgen nach Datum.
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