Was ist ein Zeiterfassungsterminal?
Ein Zeiterfassungsterminal ist die Hardware-Basis der digitalen Arbeitszeiterfassung: ein kompaktes Gerät an der Wand, das jede Kommen-, Gehen- und Pausenbuchung manipulationssicher dokumentiert. Anders als Zeiterfassung per App oder Excel-Liste stempeln alle Mitarbeiter an einem festen Punkt - das macht die Erfassung schnell, einheitlich und unabhängig vom privaten Smartphone.
Die Auswertung läuft über eine webbasierte Software: Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubstage sehen Sie im Browser, der Export für die Lohnbuchhaltung ist mit wenigen Klicks erledigt. Seit dem BAG-Beschluss von 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen - ein Terminal erfüllt diese Pflicht zuverlässig und ohne laufende Kosten.
Chip, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung: die Identifikation am Terminal
Alle ZFDM-Terminals nutzen dieselbe Software und unterscheiden sich nur in der Art, wie sich Mitarbeiter identifizieren. Welche Variante passt, hängt von Betrieb und Team ab:
| Identifikation | Stärke | Ideal für | Preis einmalig |
|---|---|---|---|
| RFID-Chip | Schnellster Einstieg, keine Biometrie, funktioniert mit Handschuhen | Kleinbetriebe, Werkstatt, Handel | ab 589 € |
| Fingerabdruck | Stempeln für Kollegen ausgeschlossen, nichts zu verlieren | Betriebe mit Schichtbetrieb | ab 679 € |
| Gesichtserkennung | Komplett kontaktlos und hygienisch | Gastronomie, Praxen | ab 659 € |
Für Mitarbeiter, die einer biometrischen Erfassung nicht zustimmen, lässt sich dasselbe System mit RFID-Chip oder über die Mitarbeiter-Weboberfläche nutzen - beide Varianten sind im selben Betrieb kombinierbar. Mobile Teams ergänzen das Terminal um App und Weboberfläche, alle Buchungen laufen in derselben Auswertung zusammen.
Was kostet ein Zeiterfassungsterminal?
Ein ZFDM-Zeiterfassungsterminal kostet als Komplettsystem ab 589 EUR einmalig - mit Vorkasse-Rabatt ab 530 EUR. Im Preis enthalten sind das Terminal, die Auswertungssoftware, Updates und der 24/7-Support mit Chroni. Monatliche Lizenzgebühren fallen nicht an - im Gegensatz zu Cloud-Abos, die bei 10 Mitarbeitern über drei Jahre schnell 2.160 bis 5.400 EUR kosten.
| Komponente | Kosten |
|---|---|
| Terminal inkl. Software (Starter, bis 10 Mitarbeiter) | ab 589 EUR einmalig |
| Terminal inkl. Software (Medium, bis 30 Mitarbeiter) | ab 939 EUR einmalig |
| Software-Updates und 24/7-Support mit Chroni | 0 EUR - dauerhaft inklusive |
| Monatliche Gebühren | 0 EUR - kein Abo |
Den vollständigen Vergleich zwischen Einmalkauf und Abo-Modellen finden Sie auf der Seite Zeiterfassung ohne monatliche Kosten.
So läuft die Zeiterfassung am Terminal ab
Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten, damit kein Mitarbeiter eine Schulung braucht:
- Identifizieren: Chip vorhalten, Finger auflegen oder in die Kamera blicken.
- Buchen: Das Terminal erkennt automatisch, ob Kommen, Gehen oder Pause gebucht wird, und bestätigt die Buchung.
- Auswerten: Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubskonten stehen sofort im Browser bereit - inklusive Export für die Lohnbuchhaltung.
Montage und Einrichtung: in 15 Minuten betriebsbereit
Das Terminal wird an der Wand montiert und per WLAN in Ihr Netzwerk eingebunden - typischerweise am Eingang, im Flur oder am Umkleidebereich. Die Konfiguration läuft über den Browser, IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich. In Werkstätten oder auf Baustellen bewährt sich die geschützte Montage am Hallenzugang oder im Baucontainer.
Lokale Speicherung statt Cloud
ZFDM-Terminals speichern alle Daten lokal in Ihrem Netzwerk - nicht auf fremden Servern. Das vereinfacht die DSGVO-Bewertung erheblich und macht das System unabhängig von der Internetverbindung: Fällt das Internet aus, stempeln Ihre Mitarbeiter einfach weiter. Für Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern reicht das Starterpaket in der Regel vollständig aus.
